10+ sati povrata po zaposleniku: Kako je jedna konzultantska tvrtka pojednostavila rad nadilazeći Microsoftove alate

Situacija

Konzultantska tvrtka specijalizirana za transformacijsko vodstvo za složene organizacije bila je na prekretnici. Rasli su kroz mozaik alata koji su rješavali neposredne potrebe kako su se pojavljivale: HubSpot za prodaju, Apollo.io za istraživanje potencijalnih klijenata, Microsoft Planner za projektne zadatke, Microsoft Teams za komunikaciju, SharePoint za datoteke, Harvest za praćenje vremena, Gusto za obračun plaća, QuickBooks za financije, Bill.com za plaćanja dobavljačima. Svaki alat je radio. Nijedan od njih nije međusobno komunicirao.

Izvršna direktorica znala je da tim troši sate na administrativni posao. Znala je da klijenti čekaju ručna ažuriranja statusa. Znala je da prelazak na model fiksne plaće koji je željela napraviti ovisi o operativnoj učinkovitosti koja još nije postojala. Ono što nije znala bilo je gdje početi, što zadržati, što zamijeniti i kako postupno rasporediti bilo što od toga bez ugrožavanja aktivnih projekata. Također nije znala točno kamo idu sati njezina tima. Intuicija je bila tu. Podaci nisu bili. To je pitanje na koje smo angažirani da odgovorimo. Ne implementacija. Ne odabir platforme. Samo pitanje: što ovom poslu zapravo treba, kojim redoslijedom i zašto?

Naš pristup

Otkriće smo tretirali kao samostalni konzultantski angažman. Rezultat bi bilo strateško izvješće i plan koji bi mogao stajati sam po sebi, vrsta dokumenta na temelju kojeg vodeći tim može djelovati s povjerenjem bez obzira na to tko će graditi ono što slijedi.

Tijekom dva tjedna proveli smo šest intervjua: jedan s izvršnim direktorom i pet s članovima tima na svim operativnim pozicijama u tvrtki. Voditelj projekta, viši konzultant, prodavač, fractional CFO i honorarni voditelj ljudskih resursa i obračuna plaća. Svaki intervju bio je individualni intervju, s podijeljenim ekranom, u kojem su nas proveli kroz svoj stvarni dan. Nismo pitali ljude što misle o svom tijeku rada. Zamolili smo ih da otvore alate koje zapravo koriste, kliknu na ono što zapravo rade i pokažu nam gdje stvari ne funkcioniraju.

Ta je razlika bila važna. Ljudi su sažeto opisali jedan tijek rada, a zatim su nam u praksi pokazali drugi. Ručna rješenja koja su timu postala nevidljiva odmah su se pojavila na ekranu. Prilagođeni graf voditelja projekta u Excelu, izrađen je jer Microsoft Planner nije mogao vizualno prikazati faze projekta, bio je petominutno otkriće koje je objasnilo sate tjednog administrativnog rada. Proces obračuna plaća koji je ručno premještao Harvest sate u Excel i Gusto, s prilagođenom logikom zaokruživanja o kojoj su se dogovorili izvršni direktor i voditelj obračuna plaća, postao je jasan tek kada smo to promatrali.

Najveće otkriće nije bilo ni u jednom alatu. Bilo je strukturno. Tvrtka nije vodila jedan posao. Vodila je tri, svaki s različitim pravilima, različitim dionicima, različitim zahtjevima za usklađenost i različitim potrebama za dokumentacijom. Interni projekti, vladini ugovori i korporativni angažmani kretali su se kroz iste sustave, ali su zahtijevali potpuno drugačiji tretman. Ta trodijelna struktura nikada nije bila artikulirana. Pojavila se kroz intervjue i preoblikovala sve što je uslijedilo.

Nalaze smo sintetizirali u strateško izvješće od 24 stranice koje pokriva trenutno stanje, četiri kritične prepreke (prijelaz od prodaje do isporuke, integracija financijskih procesa, komunikacija s klijentima, praćenje usklađenosti), fazni plan transformacije, razmatranja upravljanja promjenama, očekivane ishode s konkretnim metricama te analizu ulaganja i povrata ulaganja. Predstavili smo to uživo, proveli vodeći tim kroz radnu demonstraciju preporučene platforme kako bi mogli vidjeti preporuke u akciji umjesto da samo čitaju o njima, te smo odgovarali na pitanja tima u stvarnom vremenu.

Prije

• 10+ nepovezanih alata s ručnim primopredajama između svakog koraka

• Informacije o prodaji ostajale su u HubSpotu i nisu se prenosile projektnom timu

• Postavljanje projekta zahtijevalo je 3-4 sata ručnog kreiranja dokumenata po angažmanu

• Unosi vremena preneseni su iz Harvesta u Excel i Gusto s ručnim usklađivanjem u svakom razdoblju isplate

• Nema klijentskog portala, svako ažuriranje statusa pripremano i poslano ručno

• Praćenje usklađenosti provedeno je u proračunskim tablicama, nije bilo automatiziranih upozorenja, priprema za reviziju trajala je tjednima

• Tim nije imao zajednički jezik za tri različite vrste projekata koje su provodili

• Izvršna direktorica imala je viziju transformacije, ali nije imala plan, nije imala prioritete i nije imala jasnu sliku o tome kamo zapravo idu sati njezinog tima

Poslije

• Strateško izvješće od 24 stranice koje pokriva trenutno stanje, prepreke i fazni plan transformacije

• Trodijelna struktura projekta dokumentirana i priznata kao temelj za svaki budući dizajn sustava

• Četiri kritične prepreke identificirane i prioritizirane prema utjecaju

• 25+ specifičnih mogućnosti automatizacije mapiranih s redoslijedom implementacije

• Fazijski pristup počevši od korporativnih projekata (najniži rizik od usklađenosti, najveći potencijal rasta)

• Demo platforme uživo kako bi vodstvo vidjelo kako preporuke funkcioniraju, a ne samo opisane

• Upravljanje promjenama i strategija usvajanja usklađene sa stvarnim brigama tima iz intervjua

• Konkretne metrice uspjeha, uključujući smanjenje administrativnih troškova za 40-60%, 75% brže postavljanje projekta, 6-9 mjeseci rentabilnosti povrata ulaganja

• Dokument koji bi vodeći tim mogao potpisati s nama, s drugim partnerom ili samostalno

Rezultat

Vodeći tim dobio je plan prema kojem su mogli djelovati s punim povjerenjem u svoje porijeklo. Svaka preporuka vodila je uz određeni trenutak u određenom intervjuu, a ne uz generički priručnik. Sada su imali jasnu sliku o tome kamo zapravo odlaze sati njihovog tima, koji ih tijekovi rada najviše koštaju i koja će rješenja prvo osloboditi najviše kapaciteta. Odlučili su nastaviti s nama u fazi implementacije, ali izbor je bio na njima da donesu iz jasne pozicije. To je bila poanta.