100% brokerskih operacija preseljeno u jedan ClickUp radni prostor

Situacija

Agencija za nekretnine s rastućim timom i stalnim priljevom oglasa, bivših klijenata i operativnih dijelova obratila nam se s poznatim problemom. Posao je funkcionirao. Sustavi koji stoje iza njega nisu, barem ne zajedno.

Podaci o bivšim klijentima živjeli su u proračunskim tablicama. Zalihe natpisa i sefova pratile su se u Airtableu. Dokumentacija o proviziji prenosila se putem e-pošte i dijeljenih mapa. Oglasi, marketing, zapošljavanje i svakodnevna administracija obavljali su se na svoj način, od strane vlastitih ljudi, sa svojim vlastitim konvencijama. Ništa nije bilo loše ni s jednim pojedinačnim dijelom. Problem je bio u tome što nitko od njih međusobno nije komunicirao. Tim je znao da im je potrebno jedno mjesto za vođenje posla. Također su znali da ne žele generički predložak nametnut njihovom stvarnom radu. Željeli su sustav izgrađen oko njihovih procesa, s njihovim jezikom, fazama i inputima, kako bi ga tim zapravo koristio.

Naš pristup

Izgradili smo jedan ClickUp radni prostor sa šest povezanih poslovnih područja, a svako je dizajnirano prema stvarnim tijekovima rada brokerske kuće.

Bivši klijenti dobili su vlastito strukturirano područje s obrascima za prijem, tako da je dodavanje novog klijenta trajalo sekunde umjesto minuta. Oglasi su dobili isti tretman, s prijemom temeljenim na obrascima koji je od samog početka održavao podatke čistima. Operativni sustavi za praćenje znakova, lockboxova, čekova provizija i CDA-a konsolidirani su na jednom mjestu, zamjenjujući izvoz Airtablea i lance e-pošte koji su ga držali na okupu. Marketing je strukturiran tako da automatski prati oglase, tako da je svaka nekretnina imala pridruženu pravu aktivnost. Uvođenje u posao i zapošljavanje dobili su vlastito područje s jasno prikazanim koracima kroz koje novi agent prolazi. Administracija i menadžment su to zaokružili, dajući vodstvu jedno mjesto za koordinaciju tima.

Izgradnja je bila iterativna. Nacrti područja pregledani su s ljudima koji ih zapravo koriste, dorađeni na temelju stvarnih povratnih informacija i finalizirani tek kada je tim potvrdio da odgovaraju načinu na koji rade. Sastali smo se s različitim dionicima u timu, od vodstva do operacija, tako da je radni prostor odražavao cijelo poslovanje, a ne samo jednu perspektivu.

Također smo tijekom cijelog projekta održavali sesije coachinga, objašnjavajući timu što je izgrađeno, zašto je tako izgrađeno i kako to koristiti svakodnevno. Cilj nije bio samo predati radni prostor. Cilj je bio osigurati da tim posjeduje taj prostor. Tamo gdje je tim želio dodatno proširiti sustav automatizacijama koje povezuju obrasce s delegiranjem zadataka, i to smo izgradili.

Prije

• Prošli klijenti u proračunskim tablicama, znakovi i sefovi u Airtableu, papirologija u e-pošti, svaki dio poslovanja u svom alatu.

• Nema jedinstvenog načina praćenja oglasa uz marketing, papirologiju i operacije koje ih podržavaju.

• Uvođenje novih agenata i upravljanje zapošljavanjem odvijalo se izvan bilo kojeg strukturiranog sustava.

• Informacije su se prenosile unutar tima ručnim primopredajama i osobnim konvencijama.

• Tim je imao rastući posao, ali nije imao centralno mjesto s kojeg bi ga vodio.

Poslije

• Jedan ClickUp radni prostor koji vodi šest povezanih poslovnih područja

• Bivši klijenti i oglasi sa strukturiranim obrascima za prijem koji održavaju podatke čistima od samog početka

• Konsolidirani sustav praćenja za znakove, setove zaključanih nekretnina, čekove provizija i ugovore o pružanju usluga (CDA), zamjenjujući raspršene alate

• Marketing koji prati oglase, tako da svaka nekretnina ima priloženu pravu aktivnost

• Uvođenje u posao i zapošljavanje strukturirano u jasan put kroz koji se kreću novi agenti

• Administracija i upravljanje daju vodstvu jednu koordinacijsku točku za tim

• Sesije coachinga kako bi tim posjedovao sustav, a ne samo ga primio

• Automatizacija koja povezuje obrasce s delegiranjem zadataka za svakodnevne operativne zahtjeve

Rezultat

Brokerska kuća sada vodi svaki dio poslovanja s jednog mjesta. Bivši klijenti, oglasi, operacije, marketing, zapošljavanje i administracija nalaze se u istom radnom prostoru, strukturiranom oko načina na koji tim zapravo funkcionira.

Sustav je izgrađen da raste s timom. Kako dolaze novi agenti, put uvođenja je spreman. Kako pristižu novi oglasi, marketing i praćenje se automatski povezuju. Kako se posao širi, temelj se širi s njim. Ono što je nekada bila zbirka alata, proračunskih tablica i konvencija sada je jedna operacija.