100% dosljedno izvještavanje za sve klijente s ujedinjenim prilagođenim poljima

Situacija

Agencija za digitalni sadržaj obratila nam se s brzorastućim poslovanjem i ClickUp radnim prostorom koji ih je počeo usporavati. Radili su s mnogo klijenata odjednom, svaki s vlastitom mjesečnom mješavinom objava na društvenim mrežama, priča, fotografiranja, videa i angažmana. Dva različita aspekta poslovanja odvijala su se paralelno: upravljanje sadržajem za klijente kojima je bila potrebna stalna prisutnost na društvenim mrežama i stvaranje sadržaja za klijente kojima su bila potrebna fotografiranja i video produkcija. Popisi su bili nedosljedni. Prilagođena polja postojala su na nekim popisima, a na drugima ne. Praćenje vremena se događalo, ali sastavljanje u jasnu sliku po klijentu ili po zaposleniku bilo je gotovo nemoguće. Tim je radio posao, ali sustav oko posla nije pratio. Zadatak se s vremenom razvijao, ali srž je bila jasna od samog početka. Izgradite ClickUp operaciju koja prikazuje cjevovod sadržaja svakog klijenta, vrijeme svakog člana tima i svaki utrošeni sat, na način koji agencija može koristiti svakodnevno.

Naš pristup

Radni prostor ClickUp-a obnovili smo prema načinu na koji agencija zapravo funkcionira, s dva paralelna toka rada koji odražavaju dvije strane poslovanja: upravljanje sadržajem i stvaranje sadržaja. Svaki je klijent dobio svoj popis u odgovarajućoj mapi, svaki je popis dobio ista strukturirana prilagođena polja (Mjesec, Klijent, Vrsta sadržaja, Vremenska crta), a svaki ponavljajući dio posla dobio je predložak pa je uključivanje novog klijenta trajalo minutama umjesto satima.

Izrađena su dva predloška za višekratnu upotrebu: jedan za klijente upravljanja sadržajem koji pokriva sve osim fotografiranja i videa, a jedan za klijente stvaranja sadržaja koji pokrivaju samo fotografiranje i video. Dupliciranjem predloška, ​​imenovanjem popisa agencija je bila spremna za početak rada s novim klijentom isti dan.

Nadzorne ploče postale su operativni sloj radnog prostora. Izradili smo nadzorne ploče za svakog klijenta koje prikazuju svaki dio sadržaja koji se kreće kroz račun tog klijenta, raščlanjeno po mjesecima kako bi tim mogao vidjeti što je planirano, što je u tijeku i što je napravljeno. Izradili smo nadzorne ploče za svakog zaposlenika koje prikazuju sate svakog člana tima za svakog klijenta, tako da je voditelj agencije mogao na prvi pogled vidjeti tko na čemu radi i kako je vrijeme raspoređeno. Widgeti za praćenje vremena i tjedni evidencijski listovi radnog vremena sve su to objedinili na jednom mjestu.

Kako je agencija rasla, tako smo i mi razvijali poslovanje. Novi zaposlenici dobivali su vlastite nadzorne ploče. Zaposlenici koji odlaze arhivirali su se bez gubitka zabilježenog vremena. Na početku svake nove godine, podaci iz prethodne godine čuvali su se u posebnom arhivskom prostoru, s novim popisima za novu godinu spremnima za korištenje, tako da je tim uvijek radio na trenutnim podacima, dok su povijesni podaci ostali dostupni za referencu.

Tijekom svakog kruga rada, isporučivali smo video vodiče uz pisana ažuriranja, kako bi tim mogao točno vidjeti što se promijenilo, zašto i kako koristiti novu postavku. Sustav je nastavio rasti bez potrebe da se itko ponovno obučava od nule.

Prije

• Popisi su bili nedosljedni, s prilagođenim poljima koja su postojala na nekima, ali ne i na drugima.

• Upravljanje sadržajem i rad na stvaranju sadržaja miješali su se na istim popisima bez jasnog razdvajanja.

• Uključivanje novog klijenta značilo je ponovnu izgradnju strukture popisa od nule svaki put.

• Praćenje vremena se događalo, ali prebacivanje na prikaze po klijentu ili po zaposleniku bilo je ručno i sporo.

• Prijelazi iz godine u godinu značili su ili gubitak podataka ili prenošenje neurednih povijesnih popisa u novu godinu.

• Voditelj tima imao je ograničen uvid u to kako su se sati tima zapravo trošili.

Poslije

• Dva paralelna radna toka u ClickUpu, upravljanje sadržajem i stvaranje sadržaja, svaki sa svojom mapom, popisima i strukturom

• Dva predloška za višekratnu upotrebu za trenutno uključivanje klijenata, jedan po radnom toku

• Standardizirana prilagođena polja na svakom popisu (Mjesec, Klijent, Vrsta sadržaja, Vremenska crta) tako da izvještavanje funkcionira dosljedno

• Nadzorne ploče po klijentu koje prikazuju svaki dio sadržaja koji se kreće kroz račun tog klijenta, raščlanjeno po mjesecima

• Nadzorne ploče po zaposleniku koje prikazuju sate svakog člana tima za svakog klijenta s kojim se susreću

• Tjedni evidencijski listovi koji agenciji daju pregledan pregled tko je što pratio, kada

• Namjenski arhivski prostor koji čuva povijesne podatke bez zatrpavanja aktivnog radnog prostora

• Dupliciranje popisa iz godine u godinu tako da svaka nova godina počinje čisto, dok prethodna godina ostaje dostupna za referencu

• Video vodiči isporučeni sa svakim krugom rada, tako da je tim uvijek znao kako koristiti sustav

Rezultat

Agencija sada koristi ClickUp radni prostor koji odražava njihov stvarni način rada: dva radna toka, mnogo klijenata, rastući tim, praćenje svakog sadržaja, vidljivost svakog sata. Voditelj tima može otvoriti nadzornu ploču bilo kojeg klijenta i na prvi pogled vidjeti cijeli mjesec ili otvoriti nadzornu ploču bilo kojeg člana tima i vidjeti gdje je njihovo vrijeme provelo. Novi klijenti se uključuju u sustav za nekoliko minuta pomoću predložaka. Novi zaposlenici dobivaju vlastite nadzorne ploče. Stari podaci ostaju dostupni bez ometanja novog posla.

Ono što je prije bio radni prostor oko kojeg je tim radio sada je radni prostor koji im odgovara. Postavka je izgrađena tako da raste s agencijom, iz godine u godinu, od klijenta do klijenta, tako da se uštede u vremenu koordinacije povećavaju kako se posao širi.