3 povezane platforme: Airtable, Outlook i Everhour

Situacija

Marketinška i reklamna agencija obratila nam se s radnim prostorom Airtable koji je tim već koristio, ali od kojeg nije puno dobivao. Zadaci su bili tamo, rokovi su bili tamo, zadaci su bili tamo, ali otvaranje Airtablea nije nikome reklo na čemu zapravo sljedeće raditi. Tim je morao pregledavati duge popise, shvatiti što je hitno i zapamtiti koji su im zadaci na više projekata.

Praćenje vremena odvijalo se u Everhouru. Kalendari su bili u Outlooku. Nijedan nije bio povezan sa samim poslom, pa je uvid u to što je trebalo biti završeno, na čemu se radilo i što je zakazano značio provjeru tri različita mjesta.

Zadatak je bio izravan. Učiniti Airtable mjestom koje tim zapravo otvara ujutro, s onim što je hitno vidljivo na prvi pogled, kalendarima povezanim i praćenjem vremena vezanim uz posao.

Naš pristup

Unutar Airtablea smo izgradili sustav zadataka označenih bojama, gdje je hitnost vidljiva u trenutku prijave tima. Crvena znači da je dospijelo, zelena znači da je dospijelo danas, žuta znači da dolazi. Nije potrebno čitanje. Tim vidi boje i zna odakle početi.

Svaki član tima dobio je vlastiti prikaz nadzorne ploče, koji prikazuje samo njihove zadatke, sortirane po roku, s brojkama na vrhu: na koliko aktivnih projekata su, koliko zadataka dospijeva sada ili u sljedeća dva tjedna, koliko ih dospijeva kasnije. Kliknite na bilo kojeg člana tima i ista struktura će se prikazati za njih. Menadžeri mogu pregledati tim u sekundama; članovi tima mogu se usredotočiti na vlastiti rad bez ometanja.

Automatizacija se bavi primopredajom zadataka. Kada se zadatak premjesti putem tijeka rada agencije "označi sebe", osoba zadužena za zadatak automatski se ažurira u pozadini. Nitko se ne mora sjetiti ažurirati dva polja kada posao promijeni vlasnika.

Outlook kalendari se izravno povezuju sa sustavom, tako da se zadaci s rokovima prikazuju u kalendaru svakog člana tima bez potrebe da itko išta kopira. Everhour se također sinkronizira s Airtableom, tako da se sati praćeni na zadatku povezuju s projektom i osobom koja je obavila posao.

Zatvoreni radovi se uklanjaju s puta. Namjenski arhivski prikaz filtrira dovršene zadatke s aktivnih nadzornih ploča, ali ih čini dostupnima za referencu. Ponovno otvaranje zadatka potrebno je jedan klik ako se klijent vrati s novim zahtjevima.

Prije

• Zadaci su se nalazili u Airtableu, ali hitnost nije bila vidljiva bez pregledavanja dugih popisa.

• Praćenje vremena odvijalo se u Everhouru, kalendari su se nalazili u Outlooku, a nijedan nije bio povezan s poslom.

• Preraspodjeljivanje zadatka značilo je ručno ažuriranje više polja, s prostorom za propuštanje stvari.

• Tim nije imao jedinstveni prikaz koji im je pokazivao na čemu danas raditi.

• Voditelji nisu imali brz način da vide što je dospjelo u timu.

• Završeni poslovi su zatrpavali aktivne prikaze dok ih netko nije ručno očistio.

Poslije

• Hitnost zadataka označena bojama: crvena za dospjele zadatke, zelena za dospjele danas, žuta za nadolazeće, vidljivo na prvi pogled

• Nadzorne ploče za svakog člana tima prikazuju samo njihove zadatke, sortirane po roku, s brojem aktivnih projekata na vrhu

• Automatizirana primopredaja zadataka putem tijeka rada "označi me kao nekoga", bez ručnog dvostrukog unosa

• Integracija Outlook kalendara tako da se zadaci s rokovima automatski pojavljuju u kalendaru svakog člana tima

• Integracija Everhour koja povezuje praćene sate sa zadacima i projektima koji su ih pokrenuli

• Namjenski prikaz arhive koji filtrira zatvorene zadatke s aktivnih nadzornih ploča, a istovremeno ih čini dostupnima za referencu

• Ponovno otvaranje arhiviranih zadataka jednim klikom kada se klijenti vrate s novim zahtjevima

Rezultat

Procjena nije samo rezultirala prijedlogom. Pružila je jasnoću. Klijent je otišao znajući točno što se gradi, kojim redoslijedom, zašto i koliko će to koštati, prije nego što se bilo koji sustav dotaknuo. Ta jasnoća je ono što je omogućilo potpunu implementaciju.