3.900 kontakata, 2 računa, 1 čista migracija

Situacija

Klijent koji je vodio dvije odvojene privatne savjetodavne tvrtke s preklapajućim, ali različitim mrežama, obratio nam se s problemom koji se godinama gomilao. Obje tvrtke su na kraju dijelile jedan HubSpot račun jer im je to savjetovano prilikom prve migracije s druge platforme. To je neko vrijeme funkcioniralo. Onda nije.

Dvije tvrtke imale su različite misije, različita područja fokusa i različite odnose s klijentima, ali njihovi kontakti, tvrtke i povijest komunikacije bili su pomiješani na jednom mjestu. Prebacivanje između dvije operacije značilo je prijavu i odjavu. Razmjena podataka jedne tvrtke od druge značila je pregledavanje oznaka i bilješki. Ista osoba mogla se pojaviti kao kontakt za obje tvrtke, bez jasnog načina da se njihovi odnosi održe odvojenima.

Osim toga, sam HubSpot račun je godinama pretrpio male prilagodbe koje nitko nije imao vremena ponovno pregledati. Duplicirana polja. Prilagođena polja koja rade isti posao kao i ugrađena. Karte koje se koriste kao zaobilazno rješenje za nešto za što nikada nisu bile namijenjene. Klijent je znao da to treba raspetljati. Trebao im je netko tko će to učiniti bez gubitka podataka putem.

Naš pristup

Posao smo podijelili u dva dijela: premjestiti ono što pripada drugoj tvrtki na njezin vlastiti čisti HubSpot račun i uredili strukturu koja se stvarala tijekom godina.

Za samu migraciju, premjestili smo otprilike 3900 kontakata i sve povezane tvrtke s izvornog računa na novi račun u potpunosti posvećen drugoj tvrtki. Bilješke o kontaktima došle su s njima. Tijekom cijelog procesa, klijenta smo obavještavali o tome što HubSpot automatski obrađuje i što najbolje funkcionira s vođenim pristupom, tako da su uvijek znali točno gdje se stvari nalaze.

Dok smo bili tamo, sredili smo strukturu. Uklonjena su duplicirana polja. Prilagođena polja koja su se preklapala s ugrađenim ukinuta su u korist HubSpotove izvorne strukture. Tiketi koji su se koristili kao način grupiranja kontakata pretvoreni su u odgovarajuće popise, što su trebali biti od početka. Također smo preporučili pravi plan za novi račun kako bi se migracija mogla u potpunosti dovršiti.

Tijekom cijelog projekta, klijenta smo obavještavali o tome kako HubSpot najbolje funkcionira, što može očekivati ​​i što bi donijelo najčišći ishod. Transparentnost je bila dio rezultata.

Prije

• Dvije odvojene tvrtke koje rade na jednom HubSpot računu s miješanim kontaktima, tvrtkama i poviješću

• Prebacivanje između operacija zahtijevalo je odjavu s jednog računa i ulazak u drugi

• Duplicirana polja i prilagođena rješenja koja su se preklapala s ugrađenom strukturom HubSpota

• Zahtjevi su se koristili kao alat za grupiranje kontakata, a ne za ono za što su namijenjeni

• Nema čistog načina za odvajanje podataka bez gubitka povijesti koja je s njima povezana

Poslije

• Dva odvojena, čista HubSpot računa s podacima svake tvrtke na svom mjestu

• Otprilike 3900 kontakata i njihovih tvrtki migriralo je na novi račun, uz sačuvane bilješke

• Strukturno čišćenje koje je ukinulo duplicirana polja i zamijenilo prilagođena rješenja HubSpotovom izvornom strukturom

• Zahtjevi pretvoreni u odgovarajuće popise, otvarajući bolje načine komunikacije s grupiranim kontaktima

• Preporuka plana usklađena s potrebama tvrtke i količinom migracije

Rezultat

Klijent sada vodi dvije firme na dva HubSpot računa, bez pomiješanih podataka, bez zbunjenih kontakata i bez zaobilaznica preostalih iz godina krpanja istog računa. Povijest koja je bila važna došla je s njima. Strukturalni dijelovi koji su ih godinama tiho usporavali posloženi su usput.

Ono što je počelo kao migracijski posao postalo je prilika da se očisti temelj na kojem je klijent godinama radio, kako bi druga firma mogla rasti na sustavu koji stvarno odgovara načinu na koji rade.