5 znakova da je vrijeme za automatizaciju (i 3 znaka da još nije)

Automatizirati sve nije cilj. Cilj je pronaći dijelove poslovanja kod kojih automatizacija stvarno ima smisla.

Emilija Mehmedović

7/17/20264 min čitanje

Automatizacija se danas često spominje kao rješenje za gotovo sve.

Kasne odgovori klijentima? Automatiziraj.

Previše administracije? Automatiziraj.

Tim troši sate na prepisivanje podataka iz jednog alata u drugi? Automatiziraj.

I tu nastaje problem.

Nije sve što se ponavlja dobar kandidat za automatizaciju. Ponekad je puno bolje prvo srediti način rada, a tek onda razmišljati o alatima.

Nije poanta automatizirati svaki podatak koji se ponavlja. Ako je sam način rada kompliciran ili nejasan, automatizacija neće napraviti puno.

Ako se svaki put radi ista stvar, po istim pravilima, tu već postoji dobar razlog da se zapitate:

mora li ovo stvarno netko raditi ručno?

5 znakova da je vrijeme za automatizaciju

Jedan od najjednostavnijih znakova je učestalost.

Ako netko svaki dan radi isti zadatak po nekoliko minuta, vrijedi zastati i izračunati koliko se toga nakupi kroz mjesec ili godinu.

1. Ista stvar ponavlja se iz dana u dan

Recimo da zaposlenik svaki dan dobije nekoliko upita putem web stranice.

Nakon toga:

otvori upit
kopira podatke
upiše ih u CRM
pošalje potvrdu klijentu
obavijesti kolegu da je stigao novi upit

2. Prodaja, ponude i rad s klijentima

Kada novi alat nije potreban

Ako imate do desetak upita mjesečno, nema potrebe uvoditi novi alat. Tablica s osnovnim podacima o ponudi i njezinu statusu omogućava dobar pregled.

Kad ima smisla CRM

Kako raste broj upita i klijenata, postaje sve teže pratiti komunikaciju i sljedeće korake u tablici. Tada CRM može napraviti veliku razliku.

HubSpot - cjelovito rješenje za praćenje upita, ponuda i onboardinga klijenata na jednom mjestu; besplatna verzija je za početak dovoljna.
PipeDrive - pregledan CRM s naglaskom na prodajni proces. Dobar je izbor ako želite jasno vidjeti u kojoj se fazi nalazi svaki upit ili ponuda
CloseCRM - prikladan za timove koji većinu komunikacije vode putem e-maila i žele da se ona automatski bilježi uz svaki kontakt.

Na što pripaziti: Prije nego uvedete CRM, dogovorite jednostavna pravila korištenja. Tko upisuje podatke, što se bilježi i kada se ažurira.

3. Zadaci, projekti i rad s klijentima

Kada novi alat nije potreban

Kada svaki zadatak ima nekoliko koraka, ali ih prati jedna osoba, jednostavan popis pruža dovoljno dobar pregled.

Kad ima smisla alat za projekte

Kada broj zadataka ili na istim zadacima radi više ljudi, tablica često nije dovoljna. Tada alat za upravljanje projektima olakšava pregled nad zadacima, rokovima i odgovornostima.

ClickUp - omogućava upravljanje projektima, zadacima i rokovima, te planiranje resursa i praćenje opterećenja tima.
SmartSuite - alternativa sličnog dometa, malo fleksibilnija za prilagodbu vlastitim radnim procesima.

Na što pripaziti: Nemojte odjednom prebacivati cijelo poslovanje u novi alat. Počnite s nekoliko aktivnih projekata ili klijenata te provjerite odgovara li Vam način rada

4. Dokumenti, suradnja i sadržaj

Ne postoji univerzalan alat koji će odgovarati svima. Najbolji je onaj koji se prirodno uklapa u poslovanje.

Notion - za dokumentaciju, interne upute i organizaciju informacija na jednom mjestu.
Canva - za brzu izradu vizuala, prezentacija i sadržaja za društvene mreže.
Miro - kad je proces koji objašnjavate lakše nacrtati nego opisati riječima (mapiranje procesa, planiranje s timom).

Na što pripaziti: Dokument koji nitko ne ažurira gori je od praznog dokumenta, jer stvara lažan osjećaj sigurnosti. Odredite tko je zadužen za ažuriranje, ne samo tko je zadužen za kreiranje.

5. Marketing i objave

Kada novi alat nije potreban

Ako sadržaj objavljujete nekoliko puta mjesečno, poseban alat nije potreban. Dovoljno je unaprijed isplanirati što i kada objavljujete.

Kad ima smisla alat za zakazivanje

SocialPilot - zakazivanje objava unaprijed na više društvenih mreža odjednom, uz osnovno izvještavanje.
HubSpot - ako već koristite HubSpot za CRM, isti sustav pokriva i email kampanje i osnovnu automatizaciju marketinga.

Na što pripaziti: Alat za zakazivanje rješava provedbu, ne sadržaj. Prvo osmislite što i kada želite objavljivati, a tek onda automatizirajte objave.

6. Prikupljanje upita i obrasci

Kada želite olakšati prikupljanje upita, prijava ili povratnih informacija, obrazac je često jednostavnije rješenje.

Typeform - omogućuje izradu preglednih obrazaca za upite, prijave, ankete i prikupljanje povratnih informacija.
Fillout - nudi slične mogućnosti, uz veću fleksibilnost u prilagodbi izgleda obrasca, korištenju vlastite domene i povezivanju s drugim alatima.

Na što pripaziti: Ne birajte alat samo po izgledu obrasca. Puno je važnije može li se on lako povezati s alatima koje već koristite i kako ćete dalje obrađivati pristigle podatke.

7. Povezivanje svega u jedan sustav

Najviše vremena obično se izgubi na ponavljanju istog zadataka. Kada isti podatak unosite u više alata, povezivanje između njih može napraviti veliku razliku.

Make - omogućuje da različiti alati međusobno razmjenjuju podatke. Tako isti podatak unosite samo jednom, a sve ostalo odvija se automatski.
Zapier - također povezuje različite alate, a posebno je praktičan kada želite brzo postaviti jednostavne automatizacije bez puno prilagodbe.

Na što pripaziti: Prije nego povežete alate, provjerite da postupak već dobro funkcionira ručno. Automatizacija bi trebala ukloniti ponavljanje, a ne prikriti problem u načinu rada.

Što namjerno nismo pokrili

Za područja poput računa i naplate, sigurnosnih kopija podataka i upravljanja lozinkama ne postoji jedno rješenje koje odgovara svima. U mnogim je slučajevima sasvim dovoljno ono što već koristite, bilo da je riječ o knjigovodstvenom programu, sigurnosnoj kopiji koja dolazi uz operativni sustav ili alatu za pohranu lozinki. Prije nego krenete tražiti nešto novo, vrijedi provjeriti koristite li postojeće rješenje na najbolji način.

Naš posao počinje tamo gdje različiti alati trebaju raditi zajedno. Pomažemo povezati poslovne procese tako da se isti podatak ne unosi više puta, a poslovanje ostane jednostavno i pregledno.

Ako Vam je nakon svega ostalo još pitanja, ili niste sigurni odakle konkretno krenuti, rezervirajte besplatni 15-minutni poziv.

Rezervirajte termin

Još niste ispunili Digitalnu sliku poslovanja? Kviz je besplatan i traje samo nekoliko minuta.

Ili, ako bi radije sve posložili sami, svojim tempom, ali uz malo društva i savjeta: Digitalni biznis hub je naša zajednica u kojoj možete pronaći radionice, gotove predloške i mjesečne termine za pitanja.

Pa kako prepoznati razliku?

Sam postupak možda traje samo pet minuta.

Ali pet minuta svaki radni dan znači više od 20 sati godišnje po osobi.

Ako to radi troje ljudi, već govorimo o više od 60 sati godišnje na posao koji je velikim dijelom rutinski.

Rezervirajte besplatni 15-minutni razgovor!

Posvećeni smo vašem uspjehu. Zakažite besplatan razgovor s nama već danas i otkrijte kako vas možemo podržati na vašem putu prema cilju.

Upoznajmo se!

Adresa

Josipa Jurja Strossmayera 341
31000 Osijek, Hrvatska

VAT ID

HR09477327401

Email

proprium@proprium.hr