Pripremamo vam nešto novo... Možete li pogoditi temu našeg sljedećeg webinara?

5 znakova da je vrijeme za automatizaciju (i 3 znaka da još nije)

Automatizirati sve nije cilj. Cilj je pronaći dijelove poslovanja kod kojih automatizacija stvarno ima smisla.

Emilija Mehmedović

8/14/20266 min čitanje

Automatizacija se danas često spominje kao rješenje za gotovo sve.

Kasne odgovori klijentima? Automatiziraj.

Previše administracije? Automatiziraj.

Tim troši sate na prepisivanje podataka iz jednog alata u drugi? Automatiziraj.

I tu nastaje problem.

Nije sve što se ponavlja dobar kandidat za automatizaciju. Ponekad je puno bolje prvo srediti način rada, a tek onda razmišljati o alatima.

Nije poanta automatizirati svaki podatak koji se ponavlja. Ako je sam način rada kompliciran ili nejasan, automatizacija neće napraviti puno.

Ako se svaki put radi ista stvar, po istim pravilima, tu već postoji dobar razlog da se zapitate:

mora li ovo stvarno netko raditi ručno?

5 znakova da je vrijeme za automatizaciju

Jedan od najjednostavnijih znakova je učestalost.

Ako netko svaki dan radi isti zadatak po nekoliko minuta, vrijedi zastati i izračunati koliko se toga nakupi kroz mjesec ili godinu.

1. Ista stvar ponavlja se iz dana u dan

Recimo da zaposlenik svaki dan dobije nekoliko upita putem web stranice.

Nakon toga:

otvori upit
kopira podatke
upiše ih u CRM
pošalje potvrdu klijentu
obavijesti kolegu da je stigao novi upit

Pa kako prepoznati razliku?

Sam postupak možda traje samo pet minuta, ali pet minuta svaki radni dan znači više od 20 sati godišnje po osobi.

Ako to radi troje ljudi, već govorimo o više od 60 sati godišnje na posao koji je velikim dijelom rutinski.

Što vi mislite? Vrijedi li ovaj proces automatizirati ili biste ga ostavili da se radi manualno?

P.S. klikom na jedan od gumbova otkriti ćete odgovor.

2. Koraci su gotovo uvijek isti

Nije dovoljno da se zadatak često ponavlja. Važno je i koliko je predvidljiv.

Ako svaki put izgleda otprilike ovako:

Stigne narudžba

Provjeri podatke

Upiši u sustav

Pošalji potvrdu

...to je dobar znak.

Ako su koraci jasni i uvijek isti, postoji dobra šansa da se taj zadatak može automatizirati.

Evo što se mijenja kada se ovaj proces automatizira:

Zaposlenik se uključuje samo kada se dogodi nešto što odstupa od uobičajenog.

3. Pravila su jasna

Automatizacija voli jasna pravila.

Na primjer:

ako je račun plaćen - pošalji potvrdu
ako stigne nova prijava - dodaj kontakt u CRM
ako je obrazac ispunjen - pošalji email
ako je ponuda poslana - postavi podsjetnik za follow-up

To su situacije u kojima sustav ne mora "razmišljati", nego samo provesti unaprijed definirano pravilo.

Recimo da se netko prijavi na newsletter i potrebno je poslati email dobrodošlice toj osobi.

Mislite li da se takav sustav treba automatizirati?

4. Zadatak oduzima previše vremena ili često dolazi do grešaka

Nisu svi ručni zadaci problem.

Ako nešto traje dvije minute jednom tjedno, vjerojatno nema smisla potrošiti nekoliko sati na automatizaciju,

No, ako netko svaki tjedan potroši nekoliko sati na istu administraciju, situacija je drugačija.

Recimo da netko svaki ponedjeljak ručno radi izvještaj:

podaci iz CRM-a
podaci iz prodaje
podaci iz oglašavanja
podaci iz Excela

Sve se kopira u jedan dokument i onda šalje timu.

Ako to traje tri sata tjedno, to možda ne zvuči kao puno, ali kada ih pomnožimo kroz cijelu godinu, broj postaje puno konkretniji.

Isto vrijedi i za druge zadatke koje možda radite svaki dan: unos podataka, slanje izvještaja, provjeru narudžbi, prepisivanje informacija iz jednog alata u drugi i slično.

Prisjetite se jednog ovakvog zadatka i iskoristite kalkulator ispod kako biste izračunali koliko vremena i vrijednosti rada na njega odlazi tijekom godine.

5. Podaci se stalno prepisuju između različitih alata

Ako se isti podaci tijekom dana pojavljuju u nekoliko različitih sustava, vrlo je lako završiti na ručnom kopiranju i prepisivanju.

Netko ih prebacuje iz email-a u tablicu, iz tablice u CRM, iz CRM-a u neki drugi alat. Svaki puta kada se podatak ručno prenosi, postoji mogućnost da se nešto pogrešno upiše, zaboravi ili jednostavno ne ažurira.

Još veći problem nastaje kada se promjena napravi na jednom mjestu, ali ne i na ostalima. Tada različiti alati počinju sadržavati različite verzije istih informacija.

Ako isti podatak morate unositi više puta, vrijedi se zapitati može li se taj korak potpuno ukloniti.

Automatizacija ovdje najčešće ne mijenja način na koji posao funkcionira već samo omogućuje da se jednom unesena informacija automatski pojavi tamo gdje je potrebna.

3 znaka da automatizacija još nije dobra ideja

1. Proces se stalno mijenja

Ako svaki mjesec mijenjate pravila, cijene, korake ili način rada, velika je šansa da ćete automatizaciju morati stalno popravljati.

Recimo da prodajni tim svaki mjesec ima drugačija pravila za popuste i različite načine odobravanja ponuda.

Sve to može se lako automatizirati, ali pitanje je treba li.

Prvo treba odrediti kako proces zapravo treba izgledati.

Tek onda ga ima smisla automatizirati.

2. Zadatak se ne ponavlja često

Nije svaki zadatak koji se ponavlja automatski i dobar kandidat za automatizaciju.

Važno je pogledati koliko često se stvarno pojavljuje i koliko vremena na njega odlazi.

Ako neki zadatak radite samo nekoliko puta godišnje, možda ćete ga svaki put odraditi ručno brže nego što biste potrošili na osmišljavanje, postavljanje i testiranje automatizacije. Pogotovo ako se radi o jednostavnom zadatku koji ne stvara puno grešaka niti opterećuje tim.

Recimo da jednom u tri mjeseca treba pripremiti određeni izvještaj. Za njegovu izradu potrebno je 30 minuta.

Naravno, moguće je napraviti automatizaciju koja će prikupljati podatke, slagati izvještaj i slati ga odgovornoj osobi, ali za postavljanje svega potrebno je nekoliko sati, a sam izvještaj radi se 4 puta godišnje.

Ušteda vremena i vrijednosti rada možda jednostavno nije dovoljno velika.

Prije automatizacije vrijedi napraviti jednostavan izračun: koliko vremena ovaj zadatak stvarno oduzima i koliko bi se toga moglo uštedjeti?

Ako je razlika mala, možda je bolje vrijeme uložiti u neki drugi proces.

3. Zadatak zahtjeva ljudsku procjenu

Neki zadaci jednostavno imaju smisla upravo zato što u njima sudjeluje čovjek. Kada je potrebno procijeniti situaciju, razumjeti kontekst ili prilagoditi pristup osobi s druge strane, teško je unaprijed definirati jedno pravilo koje će vrijediti svaki put.

To se posebno odnosi na:

pregovaranje s važnim klijentima
rješavanje složenijih pritužbi
prodajne razgovore
donošenje odluka koje ovise o konkretnom slučaju.

U takvim situacijama cilj ne bi trebao biti zamjena čovjeka, nego micanje svih prepreka pri obavljanju određenog zadatka.

Ovo je možda najvažnija stvar koju treba imati na umu.

Automatizacija nije odluka:

"Ručno ili automatski?"

Često postoji i treća opcija:

Automatizirati samo dio posla.

Ne mora se automatizirati cijeli proces

Zamislimo da se prodajni predstavnik priprema prije sastanka s klijentom.

Umjesto da ručno pretražuje stare mailove, ponude, bilješke i podatke iz CRM-a, može imati sve ključne informacije spremne na jednom mjestu.

Čovjek donosi odluku i vodi razgovor. Sustav samo pomaže s pripremom.

To je često puno korisniji pristup od pokušaja automatizacije kompletne interakcije.

Kao primjer možemo uzeti zadatak izrade ponude.

Koliko je potrebno automatizirati cijelu izradu ponude?

Stvarnost je da nije potrebno automatizirati cijelu ponudu, ali se može automatizirati:

unos podataka klijenta
izračun cijena
priprema predloška
dodavanje proizvoda
slanje ponude
podsjetnik za follow-up.

Čovjek i dalje donosi konačnu odluku.

Upravo takva automatizacija često ima najviše smisla.

Kako prepoznati što prvo automatizirati?

Ne treba krenuti od pitanja:

"Što sve možemo automatizirati? "

Bolje pitanje je:

"Na što trenutno trošimo najviše vremena, a ne bi morali? "

Uzmite nekoliko zadataka koji se redovito rade u poslovanju i za svaki postavite pitanje:

Ponavlja li se često?
Radi li se uglavnom na isti način?
Postoje li jasna pravila?
Oduzima li dosta vremena?
Događaju li se greške?
Prepisuju li se podaci između više alata?
Mijenja li se način rada često?
Zahtijeva li zadatak ljudsku procjenu?

Što više odgovora ide u smjer "da " na prvih 6 pitanja, to je veća šansa da postoji dobra prilika za automatizaciju.

Ako je proces kaotičan, stalno se mijenja i zahtijeva puno procjene, možda je prvi korak srediti proces, a ne odmah tražiti alat.

Niste sigurni što u poslovanju automatizirati?

Za vas smo pripremili 6 kratkih pitanja koja će vam pomoći prepoznati gdje automatizacija može imati smisla.

Provjeri svoje poslovanje

Imate konkretan proces koji želite raspraviti?

Prođimo zajedno kroz konkretan primjer iz vašeg poslovanja.

Rezerviraj besplatni poziv

Rezervirajte besplatni 15-minutni razgovor!

Posvećeni smo vašem uspjehu. Zakažite besplatan razgovor s nama već danas i otkrijte kako vas možemo podržati na vašem putu prema cilju.

Upoznajmo se!

Adresa

Josipa Jurja Strossmayera 341
31000 Osijek, Hrvatska

VAT ID

HR09477327401

Email

proprium@proprium.hr