7 alata zamijenjeno s 1 operativnim sustavom u cijelom poslovanju

Situacija

Nakon faze otkrivanja, slika je bila jasna: timu je bila potrebna jedna platforma koja bi mogla apsorbirati posao trenutno raspršen na sedam alata. Procjene su se pisale na papiru. Podsjetnici su se slali ručno, često zaboravljajući. Stope rezervacija, zatvaranja i premještanja, tri broja koja su najviše brinula vodstvo, nisu postojala kao podaci nigdje. Timu nije trebalo više softvera. Trebalo im je manje. Ali manje je moralo učiniti više.

Izazov nije bio tehnički. Bio je to prihvaćanje. Tim je već napustio prethodni sustav jer je imao "previše stvari za praćenje". Što god smo izgradili moralo se činiti lakšim od onoga što su sada radili, a ne težim.

Naš pristup

Implementaciju smo izgradili u četiri faze, puštajući svaku fazu u rad pojedinačno, tako da je tim uvijek nešto koristio, nikad nije čekao tri mjeseca na "veliko otkriće". Krenuli smo s automatizacijom zadataka i terenskim formama, zatim dodali CRM, pa SOP-ove, pa dashboardove i organizaciju dokumenata.

Sustav je dizajniran prema tome kako tim stvarno radi, ne kako generički CRM misli da bi trebao raditi. Spojili smo Deals i Projects u jedan "Activity" zapis, tako da se ništa ne gubi između prodaje i isporuke. Izgradili smo mobilne forme, pa procjenitelji više ne pišu na papir nego unose mjere direktno u mobitel. Povezali smo SMS potvrde s rezervacijama termina. Klijentima smo dali view-only prozor u status njihovog projekta, da prestanu zvati i pitati "gdje mi je narudžba?".

I ključno: educirali smo tim, napisali SOP-ove i snimili video tutorijale, da sustav nastavi raditi i nakon što mi odemo.

Prije

• Procjene pisane rukom na papiru, pretipkane u uredu

• Podsjetnici poslani ručno; narudžbe zaboravljene između poziva

• Nema podataka o stopi rezervacija, stopi zatvaranja ili stopi premještanja

• Klijenti više puta zovu kako bi pitali o statusu narudžbe

• Prethodni pokušaj sustava je napušten jer je tim smatrao da je preopterećen

Poslije

• Mobilni obrasci bilježe podatke o procjenama u stvarnom vremenu i odmah se sinkroniziraju s uredom.

• Automatizirane SMS potvrde i podsjetnici (24 sata i 1 sat prije termina).

• Ujedinjeni zapisi o aktivnostima, prodaji i isporuci projekata na jednom mjestu, označeni bojama prema vrsti.

• Portal za klijente s pregledom statusa projekta samo za pregled, manje poziva "gdje je moja narudžba".

• Nadzorne ploče uživo koje prikazuju stopu rezervacija, stopu zatvaranja, stopu premještanja i prihod.

• Prikaz kalendara s raspoređivanjem povlačenjem i ispuštanjem, integracija Apple Mapsa za terensko osoblje.

• Potpuna biblioteka standardnih operativnih postupaka i video tutorijali kako bi tim mogao uključiti nove zaposlenike bez nas.

Rezultat

Tim je zamijenio sedam alata s jednim. Vodstvo je dobilo nadzorne ploče koje su tražili. Procjenitelji su prestali pretipkavati bilježnice. Klijenti su prestali zvati kako bi provjeravali status. Implementacija je odobrena kao dovršena i u potpunosti prihvaćena, ne samo funkcionalna, već i usvojena od strane tima koji je prethodno odbacivao sustave zbog njihove poteškoće.