Jedan poziv za otkrivanje problema zamijenio je mjesece nagađanja o sustavima i troškovima

Situacija

Tvrtka za terenske usluge s timom od 7 ljudi vodila je cijeli svoj posao putem sedam nepovezanih alata: CRM-a kojem nitko nije vjerovao, platforme za fakturiranje, zasebnog alata za elektronički potpis, procesora plaćanja, telefonskog sustava, marketinške platforme kojom upravlja vanjska agencija i "ploče zadataka" koja se pretvorila u jedan gigantski, pretrpani popis. Procjene su pisane u papirnate bilježnice tijekom posjeta lokacijama, a zatim pretipkane u softver za fakturiranje u uredu. Podsjetnici su se slali ručno kao tekstualne poruke. Narudžbe su se zaboravljale između uzastopnih poziva. Vodstvo nije imalo uvid u stope zatvaranja, stope preraspodjele ili gdje novac curi, jer nijedan od podataka nije bio na jednom mjestu.

Naš pristup

Tvrtka za terenske usluge s timom od 7 ljudi vodila je cijeli svoj posao putem sedam nepovezanih alata: CRM-a kojem nitko nije vjerovao, platforme za fakturiranje, posebnog alata za elektronički potpis, procesora plaćanja, telefonskog sustava, marketinške platforme kojom upravlja vanjska agencija i "ploče zadataka" koja se pretvorila u jedan gigantski, pretrpani popis. Procjene su pisane u papirnate bilježnice tijekom posjeta lokacijama, a zatim pretipkane u softver za fakturiranje u uredu. Podsjetnici su se slali ručno kao tekstualne poruke. Narudžbe su se zaboravljale između uzastopnih poziva. Vodstvo nije imalo uvid u stope zatvaranja, stope preraspodjele ili gdje novac curi, jer nijedan od podataka nije bio na jednom mjestu.

Znali su da im je potreban sustav. Nisu znali koji, što bi trebao prvo pokriti ili koliko će koštati.

Prije

• Sedam nepovezanih alata, bez jedinstvenog izvora istine

• Procjene pisane rukom na papiru, ručno pretipkane u softver za fakturiranje

• Narudžbe zaboravljene između telefonskih poziva; prihod izgubljen bez ikakvog znanja o tome koliko

• Nulti uvid u stope rezervacija, stope zatvaranja ili učestalost preraspodjele

• "Treba nam sustav", ali nemamo pojma odakle početi ili koliko bi trebao koštati

Poslije

• Broj alata smanjen je sa sedam na tri (zadržano je ono što je funkcioniralo, ostalo ukinuto).

• Plan implementacije u četiri faze: Automatizacija zadataka, zatim CRM, zatim SOP-ovi, pa Organizacija i izvještavanje dokumenata.

• Cijena svake faze je neovisna, tako da klijent može pauzirati, procijeniti i odlučiti prije nastavka.

• Svaka značajka "ovo želimo jednog dana" dokumentirana je i rezervirana za buduće faze. Ništa izgubljeno, ništa nametnuto.

Rezultat

Procjena nije samo rezultirala prijedlogom. Pružila je jasnoću. Klijent je otišao znajući točno što se gradi, kojim redoslijedom, zašto i koliko će to koštati, prije nego što se bilo koji sustav dotaknuo. Ta jasnoća je ono što je omogućilo potpunu implementaciju.