Od 9 alata do 1 povezanog sustava

Situacija

Konzultantska tvrtka specijalizirana za transformacijsko vodstvo izašla je iz dvotjednog otkrića s jasnom slikom o tome kamo idu njihovi sati i faznim planom rada što učiniti po tom pitanju. Plan je bio rezultat. Odluka o djelovanju po njemu bila je njihova.

Odabrali su djelovati i odabrali su djelovati s nama. Prodajne informacije nalazile su se u jednom alatu. Aktivni projekti nalazili su se u drugom. Popisi kontakata bili su razasuti po proračunskim tablicama. Interno praćenje zadataka nigdje nije funkcioniralo dosljedno. Nijedan od ovih sustava nije međusobno komunicirao i nijedan od njih nije odražavao tri različite vrste posla koje je tvrtka zapravo isporučila.

Zadatak je bio izravan. Izgraditi jedan povezani sustav koji pokriva kontakte, prodaju i isporuku projekata od početka do kraja, prenijeti podatke uživo u njega bez prekida aktivnih angažmana i predati ga obučenom timu.

Naš pristup

Izgradili smo jedan povezani sustav s tri dijela koji međusobno komuniciraju.

Prvi dio sadrži svaki kontakt i tvrtku s kojom tvrtka surađuje na jednom mjestu, s jasnim odgovorom na pitanje tko je glavna kontakt osoba za svaki odnos. Nema više kopanja po proračunskim tablicama kako bi se shvatilo kome poslati e-poštu.

Drugi dio vodi cijeli prodajni proces, od prve prilike do zaključenog posla. Tim može vidjeti gdje se nalazi svaki potencijalni klijent, što se kreće, što je zapelo i što je upravo dobiveno, bez potrebe da itko ručno ažurira popis. Kada prilika postane posao, sustav automatski kreira posao i sa sobom nosi ispravne informacije.

Treći dio zajedno vodi isporuku projekta i interno praćenje zadataka. Svaki projekt je strukturiran onako kako tim zapravo radi, s tri različite vrste posla koje su pravilno uračunate. Svaki član tima vidi svoje zadatke onako kako ih želi vidjeti, dok vodstvo vidi cijelu sliku. Ništa se ne gubi između plana projekta i osobe koja obavlja posao.

Također smo premjestili njihove podatke uživo, očistili ih i obučili tim. Dostavljena su dva pisana vodiča kako bi tim mogao odgovoriti na svoja pitanja dugo nakon što nas više ne bude.

Prije

• Prodaja, projekti i kontakti nalazili su se u odvojenim alatima koji nisu međusobno komunicirali.

• Interno praćenje zadataka odvijalo se na raspršenim mjestima i osobnim sustavima.

• Postavljanje novog projekta značilo je sate ručnog kreiranja dokumenata.

• Tri vrste posla koje je tvrtka pružala postojale su u praksi, ali ne i u jednom sustavu.

• Plan puta od otkrića, ali ne i funkcionalan sustav na koji bi se mogao primijeniti.

Poslije

• Jedan povezani sustav za kontakte, prodaju, isporuku projekata i praćenje timskih zadataka

• Jedinstveni izvor istine za svaki kontakt i tvrtku, s jasnim primarnim točkama komunikacije

• Potpuni prodajni proces koji se odvija od početka do kraja, a ručni rad zamjenjuje sam sustav

• Struktura projekta koja odražava kako tim zapravo funkcionira, s osobnim stavovima svakog člana tima

• Podaci su premješteni, očišćeni i spremni za korištenje od prvog dana

• Pisani vodiči i namjenska obuka kako bi tim mogao koristiti sustav bez nas

Rezultat

Tvrtka je prešla s vođenja poslovanja putem devet nepovezanih alata na vođenje na jednom povezanom sustavu. Kontakti, prodaja, isporuka projekata i praćenje pojedinačnih zadataka sada se nalaze na mjestu koje odražava kako tim zapravo radi, a ne kako su ih stari alati prisiljavali na rad.

Vlasništvo je preneseno prilikom primopredaje. Sustav je radio dovoljno dobro da je tvrtka kasnije odlučila premjestiti i svoje tijekove rada za procjenu, konsolidirajući čak i dijelove poslovanja koji su izvorno izgrađeni negdje drugdje.