Od ručnog opterećenja do skalabilne procjene: Skratite vrijeme isporuke podataka za 73%

Situacija

Konzultantska tvrtka imala je plaćenu procjenu spremnosti koja je bila temelj načina na koji su komunicirali s novim poslovnim klijentima. Procjena je morala obraditi više tvrtki odjednom, logiku grananja na temelju uloge i položaja ispitanika, generirati personalizirana izvješća specifična za tvrtku i sve unositi u CRM s čistim tragom revizije. Prethodni pristup zahtijevao je sate ručnog rada po odgovoru, prilagođavanje dokumenata, kopiranje podataka, slanje e-pošte i ažuriranje zapisa. To je procjenu učinilo prekrasnim proizvodom koji nitko nije želio prečesto isporučivati, jer je svaka isporuka bila porez na tim.

Za plaćeni proizvod koji se prodaje poslovnim klijentima, veći problem bila je pouzdanost. Ručni tijekovi rada znače ljudske pogreške. Pogrešno upisani podaci, propuštena polja, nedosljedno formatiranje. Budući da su plaćeni klijenti očekivali profesionalno rješenje, tvrtki je bila potrebna procjena koja je svaki put davala savršene rezultate, bez obzira tko ju je pokrenuo.

Naš pristup

Izgradili smo multi-company, multi-path automatizaciju koja povezuje SurveyMonkey, Google Sheets, Google Docs, HubSpot CRM i isporuku mailova u jedan orkestriran tok.

Prilagođeni URL parametri tiho prenose detalje poput naziva tvrtke, odjela i radnog mjesta sa svakim odgovorom na anketu. To znači da sustav uvijek može prepoznati tko odgovara i iz koje tvrtke.

Google tablice djeluju kao središnji "mozak", obrađujući izračune na temelju uloga, prilagođavajući se iznimkama specifičnim za tvrtku i održavajući jedan jasan izvor koji svako polje ankete povezuje s ispravnim HubSpot svojstvom.

Kada se anketa pošalje, Zapier usmjerava odgovor na temelju pozicije i ključnih odgovora, kreira ili ažurira tvrtku i kontakt u HubSpotu, generira personalizirani Google dokument iz predloška, ​​pretvara ga u PDF, sprema ga u mapu specifičnu za tvrtku na Disku, šalje prilagođenu e-poštu primatelju, prenosi PDF u HubSpot Files, povezuje ga s odgovarajućim kontaktom i tvrtkom te kreira vremensku crtu događaja za potpunu reviziju.

Najvažnije je da smo sustav dizajnirali za skaliranje. Dodavanje nove tvrtke klijenta ne zahtijeva promjenu arhitekture. Tvrtka samo dodaje redak u skup pravila, a postojeća automatizacija brine se za sve ostalo.

Prije

• Plaćena dostava procjene zahtijevala je sate ručnog rada po odgovoru.

• Prilagođavanje dokumenata radilo se ručno, podložno tipfelerima i greškama u formatiranju

• Nema dosljednog traga revizije onoga što je poslano, kada i kome.

• Dodavanje nove tvrtke klijenta značilo je obnovu dijelova tijeka rada.

• Kvaliteta rezultata ovisila je o tome tko je taj dan obavljao posao.

Poslije

• Slanje ankete pokreće potpuno generiranje dokumenata i ažuriranje CRM-a bez ručnih koraka

• Logika temeljena na ulogama automatski generira ispravne ADKAR izračune i personalizirani sadržaj

• Nadjačavanja specifična za tvrtku rješavaju jedinstvene scenarije bez ometanja osnovnog procesa.

• PDF generiran, isporučen, pohranjen na Disku, prenesen na HubSpot, povezan s kontaktom i tvrtkom, sve u jednom lancu

• Događaj vremenske crte kreiran za svaki kontakt za potpunu povijest revizije

• Dodavanje nove klijentske tvrtke znači dodavanje retka u tablicu, a ne ponovno izgrađivanje tijeka rada

• Dokumentacija i video primopredaje kako bi tvrtka mogla samostalno proširiti sustav

Rezultat

Plaćena procjena spremnosti postala je pravi proizvod umjesto radno intenzivnog isporučivog proizvoda. Svaka prijavnica proizvodi profesionalni, personalizirani PDF iste kvalitete svaki put. Revizijski trag u HubSpotu znači da tvrtka može točno pokazati što je kome i kada poslano. Najvažnije je da se sustav skalira: dodavanje novih tvrtki klijenata sada je promjena konfiguracije, a ne razvojni projekt. Nakon što smo kasnije implementirali SmartSuite kao glavni operativni sustav tvrtke, ovaj tijek rada migriran je kako bi izravno opskrbljivao SmartSuite umjesto HubSpota. Logički mehanizam Google tablica ostao je isti, promijenilo se samo odredište CRM-a.