Od ručnog praćenja do 8 automatiziranih tijekova rada

Situacija

Konzultantska tvrtka za usklađenost s građevinskim propisima obratila nam se s problemom poznatim svakoj tvrtki za usluge u razvoju: dospjeli računi oduzimali su vrijeme njihovom financijskom timu. Xero je obrađivao podsjetnike do 14 dana zakašnjenja, ali nakon toga je financijska kontrolorica ručno preuzimala posao. Svaki tjedan je pratila plaćanje putem e-pošte, prilagala račun, čekala odgovor i ponovno se javljala sljedeći tjedan ako ništa nije stiglo. Za svaki dospjeli račun, to se moglo ponavljati mjesecima.

Sam posao nije bio kompliciran. Bio je repetitivan i nikada nije završavao. Sati koji su trebali uložiti u stvarni financijski posao trošili su se na slanje iste vrste e-pošte iznova i iznova.

Zadatak je bio izravan. Cijeli ovaj proces praćenja treba premjestiti iz ljudskih ruku u automatizaciju, s pravim iznimkama koje se ispravno obrađuju kako nijedan klijent ne bi dobio podsjetnik koji ne bi trebao.

Naš pristup

U Zapieru smo izgradili sustav koji preuzima Xero, a sve se odvija preko Outlooka financijske kontrolorke, tako da e-poruke dolaze s njezine adrese baš kao i prije.

Logika je izvana jednostavna. Nakon što račun kasni 15 dana, sustav automatski šalje prvi podsjetnik. Svakih 7 dana nakon toga šalje drugi, dok se račun ne plati ili poništi. Čim uplata stigne, petlja se sama zaustavlja.

U nastavku, sustav obrađuje slučajeve koji ovu vrstu posla čine kompliciranom u stvarnom svijetu. Klijenti s dugim rokovima plaćanja automatski se isključuju, označavaju se putem kontakt grupe u Xeru kako bi sustav znao da ih treba preskočiti. Kada klijent potvrdi novi datum plaćanja, sustav čeka prolazak tog datuma prije nastavka s podsjetnicima, tako da se potražnja pauzira ukoliko je plaćanje već na putu. Ako u Xeru nedostaje kontaktna e-adresa, sustav zatim pokušava s općom kontaktnom e-adresom i tek ako to ne uspije, izravno obavještava financijsku kontrolorku, tako da ništa ne promakne. Interni članovi tima dobivaju kopiju svake odlazne poruke, tako da cijeli financijski tim ima uvid u sve bez potrebe da itko pretražuje poslane mape.

Cijeli sustav radi na 8 povezanih tijekova rada, s ugrađenom logikom rukovanja pogreškama i vraćanja u prethodno stanje, tako da automatizacija nastavlja pouzdano raditi čak i kada vanjski sustavi zakažu.

Prije

• Financijski kontrolor ručno je provjeravao svaku dospjelu fakturu nakon 14. dana, svaki tjedan, sve dok nije stigla uplata.

• Dugoročni klijenti s produljenim rokovima plaćanja morali su se zasebno pratiti i ručno isključivati.

• Kada bi klijenti odgovorili s datumom plaćanja, praćenje je moralo biti pauzirano i ručno nastavljeno.

• Nedostajanje kontaktnih e-mail adresa značilo je gubitak praćenja, bez jasnog načina da ih se označi za ručnu radnju.

• Interna vidljivost aktivnosti podsjetnika značila je kopanje po mapi poslanih poruka nekog drugog.

• Sati tjedno su odlazili u rad koji je bio identičan od jedne fakture do druge.

Poslije

• 8 povezanih Zapier tijekova rada koji automatski pokreću cijeli proces praćenja dospjelih računa

• Prvi podsjetnik nakon 15 dana zakašnjenja, sa 7-dnevnim praćenjem koje se nastavlja sve dok se račun ne plati ili poništi

• Automatsko isključenje klijenata s produljenim rokovima plaćanja, upravljano putem kontakt grupe u Xeru

• Obrada očekivanog datuma plaćanja, tako da se podsjetnici pauziraju kada klijent potvrdi novi datum i nastavljaju se samo ako plaćanje ne stigne

• Logika e-pošte koja prvo pokušava s e-poštom s računom, zatim s općom kontakt e-poštom, a zatim označava financijskog kontrolora ako nijedna nije dostupna

• Interna kopija na svakom odlaznom podsjetniku, što cijelom financijskom timu daje uvid bez dodatnih koraka

• Ugrađeno rukovanje pogreškama i stabilnost, tako da sustav pouzdano radi čak i kada dođe do problema s vanjskim integracijama

• Zapisivanje i praćenje svakog poslanog podsjetnika, tako da financijski tim ima jasnu evidenciju o tome što je poslano i kada

Rezultat

Praćenje dospjelih računa sada je proces kojim upravlja financijski tim, a ne onaj koji oni izvršavaju. Podsjetnici se šalju po rasporedu, iznimke se obrađuju automatski, a financijski kontrolor se uključuje samo kada nešto zaista zahtijeva ljudsku pomoć, poput nedostajuće kontaktne e-pošte ili razgovora o plaćanju u tijeku. Sati koji su se prije trošili na tjedno praćenje e-pošte sada su dostupni za financijski posao koji zapravo zahtijeva njezinu stručnost.

Ono što je prije bio ručni, beskonačni zadatak sada je sustav koji se sam pokreće. Automatizacija je izgrađena za rješavanje ekstremnih slučajeva koji u praksi uzrokuju neurednost naplate, i to čini bez potrebe da financijski tim razmišlja o tome. Kako poslovanje raste i povećava se količina računa, sustav se skalira s njim, a uštede se s vremenom povećavaju.