Od zahtjeva do fakture na 1 povezanom sustavu

Situacija

Tvrtka za telekomunikacijski inženjering obratila nam se s poslom koji je rastao brže od sustava koji su ga vodili. Tim je žonglirao s više klijenata, svaki sa svojim vlastitim procesom prijema, vlastitom papirologijom, vlastitim načinom naplate. Svaki je projekt prolazio kroz isti opći životni ciklus, od prvog zahtjeva klijenta do konačnog računa, ali koraci između nalazili su se u različitim alatima i glavama različitih ljudi.

Zahtjevi klijenata stizali su putem e-pošte. Informacije o projektu pratile su se u jednom alatu. Inženjerski rezultati nalazili su se u zajedničkim mapama. Dozvole su se pratile ručno. Financije su se nalazile negdje sasvim drugdje. Tim je bio izvrstan u samom inženjerskom radu. Sustav oko posla stvarao je prepreku i koštao ih je sate svaki tjedan koji su trebali ići u stvarne projekte. Zadatak je bio izravan. Izgraditi jedan povezani sustav koji pokreće svaki projekt od trenutka kada klijent podnese zahtjev do trenutka kada račun izađe, s pravim ljudima koji vide prave stvari u svakom koraku.

Naš pristup

Izgradili smo sustav u kojem se sve povezuje, umjesto da se alati tvrtke zamjenjuju jedan po jedan.

SmartSuite je postao operativni centar. Oko njega smo povezali alate na koje se tvrtka već oslanjala: SharePoint za datoteke, QuickBooks za fakturiranje, Timely za praćenje vremena, Missive za komunikaciju. Svaki dio poslovanja sada teče kroz jedno mjesto, ali svaki alat i dalje radi ono u čemu je najbolji.

Rezultat je da se posao kreće sam od sebe. Kupac podnosi zahtjev putem brendiranog obrasca za unos izrađenog posebno za tog kupca. Sustav kreira projekt, generira pravu strukturu mapa u SharePointu i obavještava prave ljude. Kako projekt prolazi kroz svoje faze, sljedeći skup zadataka generira se automatski. Datoteke završavaju na pravom mjestu. Procjene i računi teku u računovodstvo bez potrebe da itko ponovno tipka brojeve. Sati praćeni na zadatku povezani su s projektom koji ih je doveo.

I kupci su se snašli. Izgradili smo klijentski portal koji svakom kupcu daje gostujući pristup da točno vidi što se događa na njegovim vlastitim projektima, isporuke, dozvole, trenutni status, bez da vidi bilo što što nije njihovo. Nema više slanja ažuriranja statusa e-poštom. Informacije su uvijek dostupne kada im zatrebaju.

Tijekom izgradnje, surađivali smo s timom u načinu rada kao mentori, obučavajući ih o svakom dijelu sustava i dokumentirajući sve kako bi ga mogli koristiti bez nas. Isporučena su dva pisana vodiča, plus namjenske sesije obuke za svaki dio sustava prije primopredaje.

Prije

• Zahtjevi kupaca stizali su putem e-pošte, bez dosljednog načina njihovog prikupljanja.

• Informacije o projektu, inženjerski rezultati, dozvole i financijski podaci nalazili su se u zasebnom alatu.

• Zadaci su dodjeljivani ručno, bez automatske primopredaje između faza.

• Tim se morao prebacivati ​​između više sustava kako bi pratio jedan projekt od početka do kraja.

• Kupci nisu imali strukturiran način da vide status vlastitih projekata.

• Informacije su se prenosile između članova tima putem e-pošte, chata i osobnih navika, a detalji su se gubili putem.

Poslije

• Jedan povezani sustav koji vodi svaki projekt od prijema do računa

• Obrasci za prijem specifični za kupca koji automatski kreiraju projekte, strukture mapa i obavijesti

• Strukturirana područja za inženjering, dozvole i obilaske lokacija unutar svakog projekta, s obrascima dizajniranim za korištenje na tabletima na terenu

• Automatsko dodjeljivanje zadataka na temelju faze projekta, tako da prave osobe dobiju pravi posao u pravo vrijeme

• SmartSuite povezan sa SharePointom za pohranu datoteka, s automatski generiranim strukturama mapa i dopuštenjima konfiguriranim prema ulozi

• SmartSuite povezan s QuickBooksom za procjene i račune, bez ručnog pretipkavanja

• SmartSuite povezan s Timelyjem za praćenje vremena vezano uz stvarne projektne zadatke

• SmartSuite povezan s Missiveom za komunikaciju o projektu koja postoji uz same projekte

• Prikaz usmjeren prema kupcu koji svakom klijentu daje strukturiran uvid u vlastite projekte, bez pristupa bilo čemu drugom

• Pisani vodiči i namjenska obuka za svaki dio sustava prije primopredaje

Rezultat

Tvrtka sada vodi svaki projekt iz jednog povezanog sustava. Zahtjevi kupaca dolaze putem strukturiranih obrazaca. Projekti, isporuke, dozvole i financije nalaze se na istom mjestu. Zadaci se sami kreću kroz faze. Datoteke završavaju u pravim mapama bez da ih itko premješta. Fakture teku iz zapisa projekta u računovodstvo bez ponovnog tipkanja. Sati koji su prije nestajali u ručnoj koordinaciji sada odlaze u stvarni inženjerski rad.

Ono što je nekada bila zbirka alata, proračunskih tablica i osobnih navika sada je jedna operacija koja se odvija od početka do kraja.