Opći uvjeti poslovanja

Članak 1.

Uvod; definicije

(1) Ovim općim uvjetima poslovanja (u daljnjem tekstu: Opći uvjeti) određuju se prava i obveze vezane uz usluge koje pruža Proprium d.o.o., sa sjedištem u Osijeku, Josipa Jurja Strossmayera 341, OIB: HR09477327401 (u daljnjem tekstu: Društvo). Ovi Opći uvjeti svakodobno su dostupni na web-stranici Društva.

(2) Društvo pruža usluge koje obuhvaćaju savjetodavne usluge, implementaciju softverskih rješenja, IT konzalting, automatizaciju zadataka, razvoj standardnih operativnih procedura (SOP), organizaciju sustava upravljanja dokumentacijom te druge srodne usluge u području poslovne digitalizacije.

(3) Kontakt s Društvom ostvaruje se idućim kanalima:

• Pisanim putem na adresu sjedišta Društva: Osijek, Josipa Jurja Strossmayera 341

• Elektroničkom poštom na: proprium@proprium.hr

• Pozivom na: +385 99 220 83 38

(4) Za potrebe ovih Općih uvjeta idući pojmovi tumače se kako slijedi:

Klijent znači pravna ili fizička osoba (koja djeluje unutar svoje trgovačke, poslovne, obrtničke ili profesionalne djelatnosti) koja u pravnim poslovima koji su relevantni za ove Opće uvjete nastupa kao nalogodavac.

Ugovor je ugovor o pružanju usluga kojim se Društvo obvezuje za novčanu naknadu pružiti usluge specificirane u samom Ugovoru. Gdje god je to u tekstu ovih Općih uvjeta prikladno, pod Ugovorom se podrazumijevaju i ovi Opći uvjeti koji su sastavni dio Ugovora.

Retainer ili Mjesečni paušal je ugovorni odnos kojim se Društvo obvezuje na pružanje kontinuiranih usluga tijekom ugovorenog razdoblja u zamjenu za redovitu mjesečnu naknadu.

Radni dan je svaki dan osim subote i nedjelje kao i državnih/vjerskih praznika koji su označeni kao neradni dani.

Radno vrijeme označava period od 10:00 do 18:00 sati po srednjoeuropskom vremenu (CET/CEST), od utorka do četvrtka, osim ako nije drugačije navedeno u Ugovoru.

Hitna intervencija je usluga pružena izvan standardnog radnog vremena, vikendom ili na državni praznik, koja se dodatno naplaćuje po posebnoj tarifi.

Cjenik znači cjenik usluga koje pruža Društvo. Društvo zadržava pravo svakodobne promjene Cjenika, bilo u iznosima naknade, bilo u opsegu ili vrsti usluga koje nudi, ili opsegu sadržaja usluga. Podrazumijeva se da za Klijenta vrijedi ona cijena i sadržaj usluga koje su ugovorene, sve sukladno Cjeniku koji je bio na snazi u trenutku sklapanja Ugovora, odnosno, da izmjene Cjenika utječu na one poslove koji budu ugovoreni nakon što novi Cjenik stupi na snagu.

Članak 2.

Početak suradnje

(1) Odredbe sadržane u ovom članku opisuju redovno postupanje Društva. U iznimnim situacijama, moguća su određena odstupanja od odredbi ovog članka, a što ne utječe na valjanost svih drugih odredaba ovih Općih uvjeta.

(2) Početak suradnje ostvaruje se sklapanjem Ugovora. Ugovor se može sklopiti u bilo kojem broju primjeraka, od kojih se svaki smatra izvornikom; pri čemu svi primjerci tvore jedno te isti pravni posao. Skenirani potpisi ili elektronički potpisi jednako su pravno obvezujući, a razmjena potpisanih elektroničkih primjeraka (npr. potpisanih, skeniranih i poslanih e-mailom) jednaka je fizičkom potpisivanju i razmjeni izvornika.

(3) Ovi Opći uvjeti sastavni su dio svakog Ugovora, što uključuje i izvanredne situacije poput izostanka pisanog Ugovora (npr. usmeni dogovor, prihvat ponude putem e-pošte ili drugih sredstava komunikacije i sl.). Odstupanja od odredaba ovih Općih uvjeta moguća su samo ako su izričito uvrštena u Ugovor uz jasnu napomenu da se radi o odstupanja od Općih uvjeta. U slučaju odstupanja, ono se odnosi samo na usko specificiranu odredbu Općih uvjeta od koje se odstupa, dok sve ostale odredbe i dalje vrijede u neizmijenjenom obliku.

Članak 3.

Opis usluga

(1) Ovaj članak sadrži generalne opise usluga koje Društvo nudi. Društvo zadržava pravo s vremena na vrijeme mijenjati opseg i opis usluga, kao i na zahtjev Klijenta izraditi ponudu koja sadrži opseg usluga koji odstupa od donjih opisa. Sva u nastavku sadržana pravila (kao i pravila općenito sadržana u ovim Općim uvjetima) vrijede ako Društvo i Klijent nisu nešto drugo izričito i pisano drugačije ugovorili.

(2) Implementacija softverskih rješenja

(2.1.) Ova usluga obuhvaća implementaciju softverskih rješenja poput SmartSuite i drugih alata za automatizaciju poslovanja, upravljanje zadacima, CRM sustave i organizaciju dokumenata.

(2.2.) Implementacija se provodi u fazama kako je definirano u Ugovoru, pri čemu svaka faza ima jasno definirane ciljeve i isporuke.

(2.3.) Društvo ne odgovara za troškove pretplate na softverska rješenja trećih strana koje implementira. Klijent je dužan samostalno osigurati potrebne licence i pretplate.

(2.4.) Društvo ne jamči specifične poslovne rezultate koji proizlaze iz implementacije softverskih rješenja, već se obvezuje na profesionalnu i stručnu implementaciju u skladu s najboljim praksama.

(3) IT savjetovanje

(3.1.) Usluga IT savjetovanja odnosi se na pružanje stručnih savjeta iz područja informacijskih tehnologija, digitalizacije poslovanja i implementacije softverskih rješenja.

(3.2.) Savjetovanje može biti jednokratno ili kontinuirano kroz model retainera (mjesečnog paušala).

(3.3.) Društvo ne preuzima odgovornost za poslovne odluke koje Klijent donese na temelju dobivenih savjeta.

(4) Automatizacija zadataka i procesa

(4.1.) Usluga automatizacije uključuje identifikaciju, dizajn i implementaciju automatiziranih procesa radi povećanja učinkovitosti poslovanja.

(4.2.) Opseg automatizacije definira se u Ugovoru s jasno navedenim ciljevima i isporukama.

(4.3.) Nakon implementacije automatizacije, Društvo će provesti osnovnu edukaciju Klijenta o korištenju implementiranih rješenja.

(5) Razvoj standardnih operativnih procedura (SOP)

(5.1.) Usluga razvoja SOP-ova uključuje dokumentiranje ključnih poslovnih procesa i postupaka Klijenta.

(5.2.) SOP-ovi se razvijaju na temelju informacija dobivenih od Klijenta i analize postojećih procesa.

(5.3.) Broj i opseg SOP-ova koji se razvijaju definirani su Ugovorom.

(6) Retainer (Mjesečni paušal)

(6.1.) Usluga retainera (mjesečnog paušala) obuhvaća kontinuirano IT savjetovanje, održavanje implementiranih sustava, odgovaranje na upite i manje izmjene unutar sustava.

(6.2.) Retainer uključuje definirani broj sati mjesečno koje Klijent može iskoristiti za dogovorene usluge, uz definirano vrijeme odaziva.

(6.3.) Standardno vrijeme odaziva za klijente s retainerom je 48 sati unutar standardnog radnog vremena (utorkom i četvrtkom).

(6.4.) Neiskorišteni sati u okviru retainera ne prenose se u sljedeći mjesec, osim ako nije drugačije ugovoreno.

(6.5.) Za hitne intervencije izvan standardnog radnog vremena naplaćuje se dodatna naknada (rush/weekend fee) prema važećem Cjeniku.

(7) Hitne intervencije

(7.1.) Hitne intervencije su usluge koje se pružaju izvan standardnog radnog vremena (10:00-18:00 CET/CEST, utorak-četvrtak).

(7.2.) Za hitne intervencije naplaćuje se dodatna naknada prema važećem Cjeniku.

(7.3.) Društvo nije obvezno pružiti hitnu intervenciju ukoliko ista nije prethodno dogovorena i potvrđena.

Članak 4.

Uvjeti isporuke

(1) Društvo se obvezuje pružiti uslugu u roku kako je naveden u Ugovoru.

(2) Iznimno od odredbe prethodnog stavka, Društvo zadržava pravo produljenja roka isporuke u opravdanim slučajevima poput bolesti i nedostupnosti zaposlenika, nedostupnosti ili neispravnosti trećih strana nužnih za izvršenje usluga te sličnih okolnosti koje su izvan kontrole Društva. U takvim slučajevima se Društvo obvezuje u najkraćem mogućem roku obratiti Klijentu sa informacijom o odgovarajućem produljenju roka.

(3) Ako je za izvršenje usluge potrebna suradnja Klijenta (dostava materijala, informacija, pristupa sustavima i sl.), rokovi isporuke počinju teći od trenutka kada je Klijent ispunio sve svoje obveze potrebne za početak izvršenja usluge.

(4) Ako Klijent ne odgovori na upite ili ne dostavi povratne informacije u roku od tri (3) radna dana, smatra se da je došlo do odgode projekta, što može utjecati na rokove isporuke i rezultirati dodatnim troškovima.

Članak 5.

Korisnička podrška

(1) U slučaju pitanja ili poteškoća, Klijent ima mogućnost obratiti se Društvu isključivo putem adrese elektroničke pošte: proprium@proprium.hr.

(2) Društvo na upit odgovara u roku od 48 sati od trenutka zaprimanja jasnog i potpunog upita tijekom standardnog radnog vremena. Iako Društvo ulaže svoj najveći razumni napor u što brže reagiranje i otklanjanje eventualnih poteškoća, odgovor unutar 48 sati ne podrazumijeva pružanje finalnog rješavanja upita. Društvo se obvezuje držati Klijenta informiranim o statusu njegovog upita te prema potrebi započeti i održavati komunikaciju sa relevantnim trećim stranama u cilju uspješnog otklanjanja nepravilnosti.

(3) Ukoliko Društvo procijeni da se tražena podrška ne odnosi na tehničku neispravnost već izmjene prvotnog sadržaja i funkcionalnosti usluge, Društvo zadržava pravo naplate usluge prema Cjeniku.

(4) Ukoliko Društvo procijeni da se tražena podrška odnosi na pitanja za čije rješavanje ono nije nadležno, ili su upiti agresivni, napasni, nepotrebno učestali i/ili brojni, zadržava pravo odbiti Klijenta.

Članak 6.

Sastanci i dostupnost

(1) Društvo je dostupno za komunikaciju i podršku tijekom standardnog radnog vremena (10:00-18:00 po srednjoeuropskom vremenu CET/CEST, od utorka do četvrtka). Sastanci se ne održavaju ponedjeljkom i petkom, osim ako nije drugačije dogovoreno.

(2) U okviru projekta definiranog Ugovorom, Društvo će uključiti do jednog (1) tjednog sastanka (u trajanju do 1 sat) tijekom aktivnih faza projekta za ažuriranja, preglede i koordinaciju. Dodatni sastanci izvan ove alokacije naplaćivat će se po satnoj konzultantskoj tarifi.

(3) Klijent je dužan imenovati primarnu kontakt osobu koja će koordinirati projektne aktivnosti, osiguravati pravovremena odobrenja i komunicirati s Društvom. Kašnjenja u davanju povratnih informacija ili osiguravanju resursa dulja od tri (3) radna dana mogu utjecati na vremenski okvir projekta i rezultirati dodatnim troškovima.

Članak 7.

Odgovornost za kašnjenja i pauze u projektu

(1) Svaka strana može zatražiti pauzu u projektu. Ako pauza traje duže od pet (5) radnih dana, strana koja traži pauzu mora obavijestiti drugu stranu u pisanom obliku, a obje strane moraju se složiti oko revidiranih rokova. Pauze koje zatraži Klijent mogu rezultirati dodatnim troškovima za preraspodjelu resursa.

(2) Ako imenovana kontakt osoba Klijenta ne odgovori u roku od tri (3) radna dana, to se može smatrati odgodom, što može utjecati na vremenski okvir projekta i može rezultirati dodatnim troškovima. Pravovremena komunikacija i povratne informacije od kontakt osobe Klijenta ključne su za održavanje projektnog rasporeda.

Članak 8.

Plaćanje i uvjeti plaćanja

(1) Projekti Za projekte definirane Ugovorom, plaćanje se vrši u tri rate:

• 50% avansa (nepovratni polog) prije početka rada

• 25% na sredini projekta

• 25% nakon završetka projekta

(2) Rad po satu Za usluge koje se naplaćuju po satu, plaćanje se vrši unaprijed, bilo po pojedinačnom satu ili u blokovima sati.

(3) Retainer (Mjesečni paušal) Za usluge u okviru retainera (mjesečnog paušala), plaćanje se vrši mjesečno unaprijed za naredno razdoblje.

(4) Otkazivanje termina U slučaju da Klijent otkaže dogovoreni termin za rad po satu bez prethodne najave od najmanje 24 sata, Društvo zadržava pravo naplate punog iznosa termina. Klijent je dužan platiti i dodatni termin ako želi nastaviti suradnju.

(5) Promjene opsega rada Ako dođe do dodatnih zahtjeva ili promjena opsega rada, oni će se rješavati kroz formalni proces promjene narudžbe (Change Order). Društvo će procijeniti promjene, dostaviti ažuriranu procjenu i zahtijevati pisano odobrenje od Klijenta prije nastavka rada.

(6) Dodatni rad Svaki dodatni rad izvan dogovorenog opsega naplaćivat će se prema satnici definiranoj u Ugovoru ili važećem Cjeniku.

(7) Prihvaćanje isporuka Isporuke će se smatrati prihvaćenima ako Klijent ne dostavi povratne informacije u roku od pet (5) radnih dana od isporuke. Klijent može zatražiti revizije u okviru originalnog opsega isporuka. Društvo će uložiti razumne napore da prilagodi revizije, ali pretjerani zahtjevi ili promjene izvan originalnog opsega mogu zahtijevati dodatne sate i troškove, koji će se rješavati kroz formalni Change Order.

(8) Ograničenja revizija Kako bi se spriječile pretjerane revizije, Društvo će dozvoliti do dva (2) kruga revizija po isporuci. Dodatni krugovi revizija podliježu dodatnim naknadama na temelju satnice definirane u Ugovoru ili važećem Cjeniku.

Članak 9.

Odgovornost

(1) Društvo se obvezuje pružati usluge profesionalno i u skladu s dobrom poslovnom praksom te uobičajenim standardima struke.

(2) Društvo zadržava pravo odstupati od opsega u članku 3. opisanih usluga te prilagođavati uvjete pružanja svojih usluga, uključujući i cjenovnu politiku, ovisno o vlastitoj slobodnoj procjeni kompleksnosti zadataka, koji specifični uvjeti će biti sadržati u pisanoj ponudi ili Ugovoru.

(3) Kada izvršenje usluga ovisi dijelom ili u potpunosti o trećim stranama (npr. funkcionalnost implementiranih softverskih rješenja ovisi o pružatelju tog softvera), Društvo ne preuzima odgovornost za kvalitetu usluge trećih strana. Ukoliko neka usluga ne bi bila uredno ispunjavana zbog propusta trećih strana, to ne stvara odgovornost na strani Društva.

(4) Društvo ne odgovara za uspješnost rada i poslovne rezultate Klijenta, kao niti za štetu (uključujući izgubljenu dobit te sve ostale pojavne oblike štete). Ukoliko bi šteta Klijentu nastala isključivo i samo propustom Društva u smislu grube nepažnje ili namjere, Društvo odgovara samo do iznosa vrijednosti usluga koje je pružilo Klijentu u odnosu na spornu uslugu.

(5) Sve preporuke i savjeti koje daje Društvo temelje se na informacijama koje je dostavio Klijent i našem razumijevanju trenutačnih industrijskih praksi. Iako ulažemo napore da osiguramo da su naši savjeti točni i prilagođeni potrebama Klijenta, Klijent potvrđuje da je odgovoran za konačne odluke o svom poslovanju, korištenju softvera i implementaciji strategije.

(6) Društvo ne jamči specifične ishode ili rezultate temeljene na korištenju naših savjeta ili implementaciji naših preporuka. Odgovornost je Klijenta procijeniti prikladnost naših savjeta za svoje jedinstvene poslovne potrebe i okruženja.

(7) Društvo nije odgovorno za negativne ishode ili poslovne odluke koje donese Klijent na temelju naših savjeta ili konzultacija.

(8) Ukupna odgovornost Društva za bilo kakve zahtjeve koji proizlaze iz ili su povezani s ovim ugovorom, bilo u ugovoru, nepažnji ili bilo kojem drugom uzroku radnje, bit će ograničena na ukupni iznos koji je Klijent platio prema Ugovoru. Društvo ni u kojem slučaju neće biti odgovorno za bilo kakve neizravne, posebne, slučajne ili posljedične štete, uključujući izgubljenu dobit ili poslovne prilike, čak i ako je upozoreno na mogućnost takvih šteta.

Članak 10.

Zaštita poslovnih interesa i intelektualnog vlasništva

(1) Zabrana angažiranja zaposlenika. (Non-solicitation) Klijent se obvezuje da tijekom trajanja Ugovora i u razdoblju od dvanaest (12) mjeseci nakon njegovog isteka neće izravno ili neizravno angažirati, zaposliti ili na drugi način uspostaviti poslovni odnos s bilo kojim zaposlenikom ili suradnikom Društva bez prethodnog pisanog pristanka Društva.

(2) Intelektualno vlasništvo. Sva prava intelektualnog vlasništva nad materijalima, dokumentima, procesima, metodologijama, znanjem i iskustvom koje je Društvo koristilo ili razvilo tijekom pružanja usluga ostaju vlasništvo Društva, osim ako nije drugačije definirano u Ugovoru.

(3) Ograničenja korištenja. Klijent može koristiti isporučene materijale i implementacije samo za vlastite interne poslovne svrhe i ne smije ih preprodavati, distribuirati, licencirati ili na drugi način učiniti dostupnima trećim stranama bez prethodnog pisanog pristanka Društva.

(4) Podugovaranje (Subcontracting). Društvo zadržava pravo angažirati podizvođače za izvršenje dijela ili cijelog opsega usluga bez posebnog dopuštenja Klijenta, pri čemu Društvo ostaje odgovorno za sve radnje i propuste svojih podizvođača.

Članak 11.

Prestanak Ugovora

(1) Ugovor traje do potpunog izvršenja obveza obje strane. Međutim, svaka strana ima pravo isti otkazati bez davanja objašnjenja, uz poštivanje otkaznog roka od 30 dana.

(2) Ukoliko Klijent otkazuje Ugovor, obvezan je Društvu nadoknaditi razmjeran iznos naknade za sve usluge pružene do datuma otkaza, plus naknadu za sve neopozive obveze koje je Društvo preuzelo u vezi s projektom. Ako razmjerni iznos naknade nije utvrdiv, on će odgovarati zbroju satnice koja je utrošena na ime pružanja usluge Klijentu prema važećem Cjeniku.

(3) Ukoliko Društvo otkazuje Ugovor, ukoliko je to moguće, obvezno je predati sve podatke o stupnju izvršenosti usluge na način koji Klijentu omogućuje razumno jednostavan prijenos naloga novom izvršitelju.

(4) U slučaju da bilo koja strana bitno prekrši uvjete Ugovora i ne ispravi takav prekršaj u roku od petnaest (15) dana od primitka pisane obavijesti o prekršaju od druge strane, oštećena strana može odmah raskinuti Ugovor pisanom obaviješću strani koja je prekršila uvjete.

Članak 12.

Ostale odredbe u odnosu na Ugovor

(1) Ugovor stupa na snagu s danom njegova potpisivanja. Izmjene i dopune Ugovora moraju biti u pisanom obliku.

(2) Eventualne sporove Ugovorne će strane rješavati sporazumom, a u slučaju nemogućnosti postizanja sporazumnog rješenja stranke suglasno ugovaraju nadležnost stvarno nadležnog suda u Zagrebu.

(3) Ugovorne strane bezuvjetno se obvezuju na čuvanje poslovne tajne za sve podatke i dokumentaciju vezanu uz ostvarenje Ugovora a.

(4) Za Ugovor je mjerodavno hrvatsko pravo, dok je mjerodavni jezik za tumačenje engleska verzija ovih Općih uvjeta.

(5) Na sve što nije regulirano Ugovorom, primjenjuju se odredbe zakona koji regulira određenu materiju.

(6) Sva pismena i obavijesti po Ugovoru međusobno će se dostavljati na e-mail adrese navedene u Ugovoru. Operativna komunikacija među stranama može uslijediti korištenjem bilo kojeg tehničkog sredstva, uz poštivanjem pisanog oblika koji omogućuje pohranjivanje.

(7) Odricanje od prava i pravna sredstva. Nevršenje ili kašnjenje bilo koje Ugovorne strane u vršenju nekog od njezinih prava koja ima prema Ugovoru ne smatra se odricanjem od toga prava, a pojedinačno ili djelomično vršenje nekog prava iz Ugovora ne sprečava daljnje vršenje toga ili vršenje nekog drugog prava. Prava i pravna sredstva predviđena Ugovorom ne isključuju prava i pravna sredstva koja bilo koja od Ugovornih strana inače ima prema zakonu.

(8) Djelomična ništavost. Ništavost ili neprovedivost bilo koje odredbe Ugovora ni na koji način ne utječe na valjanost ili provedivost ostalih odredbi Ugovora, a Ugovorne strane obvezuju se u takvom slučaju uložiti najbolje napore kako bi ispravile takvu ništavu ili neprovedivu odredbu na način da postane valjana i provediva u skladu sa svrhom koja se željela postići ništavom odnosno neprovedivom odredbom.

Članak 13.

Završne odredbe

(1) Ovi Opći uvjeti stupaju na snagu danom objave na web stranici Društva.

(2) Društvo zadržava pravo izmjene ovih Općih uvjeta, o čemu će obavijestiti Klijente putem svoje web stranice.

(3) Ovi Opći uvjeti sastavljeni su na hrvatskom i engleskom jeziku. U slučaju nesuglasja između hrvatske i engleske verzije, engleska verzija smatra se mjerodavnom.