Primjeri alata za mala uslužna poslovanja (i kada Vam ne trebaju)

Ako ste ikad pokušali sami odgovoriti na pitanje "koji nam softver treba", vjerojatno ste brzo naišli na isti odgovor iznova: ovisi.

I doista ovisi, o tome što već koristite, kako Vam je posložen tim, s čime se to mora povezati i koliko ste spremni potrošiti.

Umjesto još jedne generičke top-liste, ovdje su primjeri po područjima koja se najčešće pojavljuju u malim uslužnim poslovanjima, s napomenom za što je koji alat dobar i, još važnije, kad Vam nijedan od njih zapravo ne treba.

Jedna stvar prije nego krenemo: redoslijed je uvijek isti. Prvo evidencija, zatim predložak, alat tek na kraju. Ako taj redoslijed preskočite i krenete ravno na alat, obično platite pretplatu za nešto što bi mogla riješiti jedna dobra tablica.

1. Evidencije i pregled poslovanja

Kad je dovoljna obična tablica

Ako ste sami ili vas je dvoje-troje, i brojke koje pratite stanu u par redaka mjesečno, obična tablica s 5 brojki (naplaćeno, čeka naplatu, ponude u tijeku, poslovi u tijeku, sljedeći rokovi) je sve što vam treba. Ne kupujte ništa dok ta tablica ne postane sama sebi problem.

Kad ima smisla nešto ozbiljnije

Kad podataka ima previše za jednostavan pregled, ili kada više ljudi treba vidjeti isto stanje u isto vrijeme, prelazi se na alate koji rade s bazama podataka i nadzornim pločama.

• Airtable - baza podataka koja izgleda kao tablica, ali povezuje podatke (klijent -- posao -- račun) i može automatski računati i filtrirati.

• SmartSuite - slično, uz bolje opcije nadzorne ploče i praćenje po timovima.

• ClickUp - ako već koristite ClickUp za zadatke, dashboard opcije mogu pokriti i ovaj dio bez dodatnog alata.

i

Na što pripaziti: ne birajte alate po tome koliko dobro izgledaju, nego po tome hoćete li ga Vi (ili netko u timu) stvarno redovito koristiti. Najbolji alat je onaj koji se koristi svaki tjedan, ne onaj s najviše funkcija.

2. Prodaja, ponude i rad s klijentima

Kad je dovoljna tablica

Ako imate do desetak upita mjesečno, tablica s stupcima: klijent, opis ponude, datum slanja, sljedeći koraci i ishod, pokriva 90% potrebe.

Kad ima smisla CRM

Kad broj upita naraste, ili kad se više ljudi u timu bavi prodajom pa je potrebna zajednička slika, tada dolazi na red pravi CRM.

• HubSpot - cjelovito rješenje za praćenje upita, ponuda i onboardinga klijenata na jednom mjestu; besplatna razina je solidna polazna točka.

• PipeDrive - vizualan prikaz prodajnog procesa, dobar ako Vam najviše odgovara gledati faze projekta.

• CloseCRM - orijentiran na timove koji najviše komuniciraju putem maila i žele da se ta komunikacija automatski bilježi uz svaki kontakt.

i

Na što pripaziti: CRM bez dogovorenog procesa korištenja postaje samo skuplja verzija napuštene tablice. Prije uvođenja, dogovorite tko upisuje što i kada, to je važnije od same funkcionalnosti alata. 

3. Zadaci, projekti i rad s klijentima

Kad je dovoljan popis

Ako svaki zadatak ima nekoliko koraka i jednog izvršitelja, popis zadataka u običnoj tablici ili WORD dokumentu je dovoljan.

Kad ima smisla alat za projekte

Kad se zadaci sastoje od više faza, više ljudi koji na njima rade, ili kada treba vidjeti rokove svih zadataka u tijeku na jednom mjestu.

• ClickUp - omogućava upravljanje projektima, zadacima i rokovima, te planiranje resursa i praćenje opterećenja tima.

• SmartSuite - alternativa sličnog dometa, malo fleksibilnija za prilagodbu vlastitim radnim procesima.

i

Na što pripaziti: Ne selite sve zadatke u novi alat odjednom. Krenite s tri najaktivnija klijenta, vidite funkcionira li to, pa tek onda proširujte.  

4. Dokumenti, suradnja i sadržaj

Za ovo područje ne postoji jedan "pravi" alat, ovisi više o tome što tim već poznaje.

• Notion - dobar alat kad trebate kombinirati dokumente, jednostavne baze podataka i interne priručnike na jednom mjestu.

• Canva - za jednostavnu grafičku pripremu materijala, bez potrebe za dizajnerom za svaku sitnicu.

• Miro - kad je proces koji objašnjavate lakše nacrtati nego opisati riječima (mapiranje procesa, planiranje s timom).

i

Na što pripaziti: Dokument koji nitko ne ažurira gori je od praznog dokumenta, jer stvara lažan osjećaj sigurnosti. Odredite tko je zadužen za ažuriranje, ne samo tko je zadužen za kreiranje. 

5. Marketing i objave

Kad je dovoljno ručno

Ako rijetko objavljujete i na malo kanala, kalendar u glavi ili jednostavan raspored u tablici sasvim dovoljno funkcionira.

Kad ima smisla alat za zakazivanje

• SocialPilot - zakazivanje objava unaprijed na više društvenih mreža odjednom, uz osnovno izvještavanje.

• HubSpot - ako već koristite HubSpot za CRM, isti sustav pokriva i email kampanje i osnovnu automatizaciju marketinga.

i

Na što pripaziti: Alat za zakazivanje rješava provedbu, ne sadržaj. Ako nemate ritam o čemu pišete, alat samo brže prazni prazninu. 

6. Prikupljanje upita i obrasci

Kad vam treba nešto više od "javite mi se mailom" za primanje upita, prijava ili povratnih informacija.

• Typeform - jednostavni, ugodni obrasci za prikupljanje upita, prijava na radionice ili povratnih informacija klijenata

• Fillout - slično kao prethodni alat, omogućava korištenje custom domene na svojim obrascima i prilagođavanja obrasca Vašem brendu.

i

Na što pripaziti: Obrasci su ulazna vrata, ne cijela kuća. Ono što se dogodi s podacima nakon što stignu je važnije od samog izgleda obrasca. 

7. Povezivanje svega u jedan sustav

Ovo je područje u kojem se najviše vremena gubi, i ujedno ono kojim se mi u Propriumu najviše bavimo: kad isti podatak treba upisati ručno na dva ili više mjesta.

• Make - vizualni tijekovi rada koji automatski prenose podatke između alata (npr. novi upit u obrascu automatski postaje red u CRM-u i zadatak u projektnom alatu).

• Zapier - slično, uz najveći broj gotovih veza između poznatih aplikacija, dobar kad trebate brzo spojiti dva alata bez puno prilagodbe.

i

Na što pripaziti: Automatizacija ima smisla tek kad proces koji povezujete već postoji i radi ručno barem neko vrijeme. Automatizirati kaos znači dobiti brži kaos, ne manje kaosa. 

Što namjerno nismo pokrili

Tri područja iz rezultata: računi i naplata, sigurnosne kopije podataka i čuvanje lozinki, nisu naša specijalnost, pa ovdje ne preporučujemo konkretne alate za njih. To su područja gdje je često dovoljno rješenje koje već imate (knjigovodstveni program, ugrađeni backup na računalu, obični alat za lozinke), tu vrijedi provjeriti radi li to kako treba, prije nego se traži nešto novo.

Ono u čemu mi stvarno pomažemo jest povezivanje svega ostalog u sustav koji radi zajedno, bez ručnog prepisivanja istih podataka nekoliko puta.

Ako Vam je nakon svega ostalo još pitanja, ili niste sigurni odakle konkretno krenuti, rezervirajte besplatni 15-minutni poziv.

Još niste ispunili Digitalnu sliku poslovanja? Kviz je besplatan i traje samo nekoliko minuta.

Ili, ako bi radije sve posložili sami, svojim tempom, ali uz malo društva i savjeta: Digitalni biznis hub je naša zajednica u kojoj možete pronaći radionice, gotove predloške i mjesečne termine za pitanja.