Više od 200 kupaca migriralo je u jedan sustav prije vrhunca sezone rasprodaja

Situacija

Tvrtka za proizvodnju po narudžbi s dva vlasnika bila je na prekretnici. Jedan partner bavio se svime u poslovnom smislu: prodajom, raspoređivanjem, fakturiranjem, praćenjem kupaca, a sve se pratilo putem oglasne ploče za posao u Google tablicama, QuickBooksu, Google disku, Calendlyju i popisa Google kontakata s oko 200 kupaca. Želio se vratiti na posao s punim radnim vremenom negdje drugdje, a istovremeno održavati rast poslovanja. Drugi partner vodio je radionicu, gdje su se dizajni skicirali na žutim blokovima, a ažuriranja statusa projekta događala su se telefonom ili SMS-om, često zaboravljena.

Već su prije pokušali uvesti sustav. Tim ga je odbio jer je bilo "previše stvari za praćenje". Ono što je slijedilo moralo je biti lakše od proračunske tablice, a ne teže. Imali su i težak rok: PGA Show krajem siječnja. Ako su htjeli proširiti poslovanje prije toga, sustav je morao biti aktivan, usvojen i upotrebljiv od strane oba partnera znatno unaprijed.

Naš pristup

Započeli smo s 90-minutnim otkrivanjem, a ne s prodajnom prezentacijom. Mapirali smo svaki alat, svaku primopredaju, svako mjesto gdje su se podaci unosili dvaput. Zatim smo donijeli promišljenu odluku koja je oblikovala cijeli projekt: predložili smo početni sustav, a ne potpunu izgradnju za poduzeća. Integraciju QuickBooksa, korisničke portale, automatiziranu komunikaciju s klijentima i kataloge proizvoda odgodili smo za buduće faze, iako su se pojavili u otkrivanju. Razlog je bio jednostavan. Partneri su zapravo trebali početi nešto koristiti prije nego što dodaju složenost. Funkcionalni sustav koji se koristi svakodnevno pobjeđuje savršen sustav koji skuplja prašinu.

Od početka smo izgradili dvije odvojene nadzorne ploče. Izvršna nadzorna ploča prikazivala je ono što je poslovnom partneru bilo važno: praćenje prodaje u odnosu na ciljeve, broj projekata prema statusu, nedavne upite, upozorenja o zakašnjenju. Produkcijska nadzorna ploča izgrađena je za partnera u radionici, svedena na jedan prikaz prioriteta s označenom hitnošću u bojama, jednostavnim potvrdnim okvirima za ažuriranje statusa i ničim drugim što se ne natječe za pažnju. Isti temeljni podaci, dva potpuno različita sučelja.

Migrirali smo 200 zapisa o kupcima s glavnog popisa, postavili CRM s odnosima između tvrtke i kontakta (primarni, sekundarni, naplata), izradili tri obrasca za prijem (kupac, potencijalni prodajni predstavnik, preporuka) i konfigurirali devet automatizacija za obradu rutinskih promjena statusa i obavijesti. Knjigovođa je dobila automatizaciju e-pošte koju pokreću promjene statusa ponude, tako da je mogla kreirati procjene u QuickBooksu bez potrebe za prijavom u sustav.

Kada je partner u radionici trebao prenijeti fotografije napretka na projekte, odmah smo dodali to polje. Kada je kasnije htio vidjeti sve faze rada na svojoj nadzornoj ploči umjesto samo trenutne proizvodnje, restrukturirali smo filtere tijekom poziva.

Prije

• Praćenje poslova nalazilo se u Google tablicama, podaci o kupcima u Google kontaktima, računi u QuickBooksu, datoteke na Google disku.

• Partner u radionici skicirao je dizajne na papiru, usmeno pratio status, redovito je propuštao ažuriranja koja je poslovni partner već obećao klijentima.

• Prethodni pokušaj sustava napušten je jer ga je tim smatrao preopterećenim.

• Nema strukturiranog načina za prikupljanje potencijalnih klijenata od prodajnih predstavnika bez davanja im punog pristupa sustavu.

• Poslovni partner provodio je sate tjedno tražeći ažuriranja statusa umjesto da prodaje.

Poslije

• Jedan početni sustav u SmartSuiteu s migriranim 200 zapisa o kupcima

• Dvije nadzorne ploče specifične za uloge: izvršna (metrike na poslovnoj strani) i proizvodna (prioriteti radionice)

• Tri obrasca za prijem: javni upit kupaca, prikupljanje potencijalnih klijenata prodajnih predstavnika, svjedočanstvo nakon projekta

• Devet automatizacija za obradu statusa tijeka rada, obavijesti knjigovođa i rutinske prijelaze projekata

• Prikaz hitnosti i pomicanja prioriteta u bojama dizajniran posebno za navike partnera radionice, a ne protiv njih

• Uživo prije PGA Showa s oba partnera obučena i koja ga koriste

Rezultat

Sustav je isporučen na vrijeme i potpisan kao dovršen. Oba partnera imala su pristup istim podacima putem sučelja dizajniranih za način na koji svaki od njih zapravo funkcionira. Poslovni partner je konačno mogao vidjeti stvarni prodajni tijek u odnosu na ciljeve, partner na radionici imao je jasan pregled onoga što zahtijeva njegovu pažnju, a knjigovođa je dobio automatske primopredaje bez učenja novog alata. Početni opseg je bio zadržan. Ništa nije dodano što nije bilo potrebno, a buduće faze (integracija s QuickBooksom, veza s MailChimpom, katalog proizvoda) ostale su dokumentirane i spremne za dodavanje kada poslovanje bude spremno za njih.