Zamjenom 5 sustava i Excel biblioteke ukinuto je više od 20 sati tjednog administrativnog rada

Situacija

Proizvođač premaza za drvo po narudžbi vodio je sofisticirano poslovanje na dvije različite proizvodne linije: ugovorni premaz na drvo koje isporučuje kupac ili je izrađuje interno, te proizvodnja stepenica po narudžbi. Svaka linija imala je vlastitu logiku, formule i ovisnosti procesa. Tvrtka je godinama izgradila uistinu impresivnu operativnu inteligenciju, ali ta je inteligencija bila raspršena na pet nepovezanih platformi: Workflow Max za praćenje poslova, Float za raspoređivanje osoblja, Xero za fakturiranje, OneDrive za dokumente i biblioteka Excel proračunskih tablica koje su sadržavale tehničko znanje koje je omogućavalo poslovanje.

Excel sloj bio je mjesto gdje se nalazila prava složenost: glavna baza podataka o bojama s internim kodovima za svaku formulaciju po narudžbi, formule za miješanje do mililitra, kalkulatori sati radnih zadataka, kalkulatori potrošnje proizvoda, matrice cijena s više razina i specifičnim nadjačavanjima za kupca te prognoza novčanog toka koja prati narudžbe materijala s postepenim prekretnicama plaćanja.

Vlasnik je radio više od 20 sati tjedno samo na administraciji, prateći status posla u različitim sustavima, unoseći podatke u tri platforme za svaki posao, razrađujući mješavine proizvoda iz Excela i ispisujući ih za radionicu. Dva poslovna partnera vodila su tvrtku s tri zaposlenika u proizvodnji, a sustav je u potpunosti ovisio o vlasnikovoj glavi koja je sve držala na okupu.

Iza projekta stajala su dva teška zahtjeva. Posao je trebao funkcionirati bez vlasnika koji bi obavljao svu administraciju. I ništa se nije smjelo izgubiti u tranziciji: svaka formula, svaki interni kod, svaki dogovor specifičan za kupca morao je ostati netaknut.

Naš pristup

Započeli smo s 90-minutnim istraživanjem, a zatim smo se detaljno posvetili projektu. Tijekom projekta obradili smo više od trideset dokumenata koje je vlasnik podijelio: proračunske tablice, video vodiče postojećeg tijeka rada, interne standardne operativne postupke (SOP), ploče s mapiranjem logike zaliha. Izradili smo vlastite dijagrame procesa i ponavljali ih s vlasnikom sve dok svaki korak nije odgovarao načinu na koji je posao zapravo funkcionirao.

Arhitektonska odluka koja je oblikovala sve bila je tretiranje sustava kao skupa povezanih modula, a ne kao jedne monolitne građevine. Prodajna, proizvodna i financijska strana postale su svaka za sebe sa svojom logikom, a istovremeno su dijelile temeljne podatke koji ih povezuju. Mapirali smo i obnovili cijeli operativni opseg: upravljanje potencijalnim klijentima i kupcima, proces prodaje, unos i obradu poslova, generiranje i raspoređivanje proizvodnih zadataka, biblioteku tehničkih boja i formulacija, kretanje zaliha i robe, integraciju fakturiranja i računovodstva te nadzorne ploče temeljene na ulogama. Svaki dio se nalazi tamo gdje pripada, ali veze između njih znače da vlasnik unese informacije jednom i one teku gdje god trebaju.

Obnovili smo logiku izračuna u Excelu unutar sustava. Kalkulatori sati rada postali su automatizacija: unesite parametre posla, odaberite proces, a sustav generira proizvodne zadatke s izračunatim satima, raspoređenim na odgovarajuće dane na temelju ovisnosti vremena sušenja. Formule za miješanje postale su živi kalkulatori unutar svakog zadatka, tako da kada proizvodno osoblje treba miješati boju, vide točne količine potrebne za volumen koji im je potreban.

Papirnati sažeci poslova postali su digitalni zapisi dostupni na tabletima u radionici, tako da proizvodno osoblje može izravno snimiti postavke stroja, sate, fotografije i dovršetak zadatka. Nadzorne ploče temeljene na ulogama daju svakom korisniku pogled koji mu je potreban: operativni pogled na visokoj razini za vlasnike i fokusirane prikaze proizvodnje za svaku stranu poslovanja. A Xero integracija uklanja ručno prebacivanje između operacija i knjigovodstva: računi se generiraju automatski na temelju uvjeta plaćanja kupca i teku do računovođe bez dupliciranja podataka.

Prije

• Operacije podijeljene na Workflow Max, Float, Xero, OneDrive i biblioteku Excel proračunskih tablica, s istim podacima ručno unesenim na više mjesta.

• Tehničko znanje pohranjeno u samostalnim Excel datotekama koje se koriste kao kalkulatori bez povijesnih zapisa.

• Sažeci poslova ispisani na papiru, ručno ispunjavani i učitani natrag u sustav, s informacijama koje se redovito gube ili netočno prepisuju.

• Ulazna roba na papirnatim obrascima često stiže bez brojeva poslova, što vlasniku ostavlja fizički pretraživanje skladišta kako bi spojio točke.

• Cijene specifične za kupca čuvaju se u memoriji vlasnika, a ne provodi ih bilo koji sustav.

• Vlasnik troši više od 20 sati tjedno na administraciju, a posao ne može funkcionirati bez njih.

Poslije

• Ujedinjeni sustav u SmartSuiteu zamjenjuje prethodni lanac alata od početka do kraja

• Sva tehnička znanja obnovljena su kao logika sustava uživo, s potpunim povijesnim zapisom o svakom poslu

• Digitalni sažeci poslova na radioničkim tabletima, s postavkama stroja, satima rada, fotografijama i dovršetkom zadataka zabilježenima izravno na izvoru

• Kretanje robe praćeno kao strukturirani zapisi sa statusom isporuke, provjerom fotografija i automatskim povezivanjem s poslovima ili zalihama

• Automatizirano generiranje zadataka, raspoređivanje i određivanje cijena ispravno se primjenjuju po kupcu na svaku ponudu i račun

• Xero integracija generira račune prema uvjetima plaćanja kupaca, s automatskim protokom podataka o troškovima

• Nadzorne ploče specifične za uloge daju svakom korisniku samo onaj pogled koji mu je potreban

• Sveobuhvatna dokumentacija: šest videozapisa za obuku i dva priručnika za standardne operativne postupke koji pokrivaju svaki dio sustava

Rezultat

Sustav zamjenjuje cijeli prethodni lanac alata. Administrativno opterećenje vlasnika, koje je stvaralo prepreku i sprječavalo poslovanje bez njih, sada je apsorbirano u automatizirane tijekove rada. Proizvodno osoblje radi izravno u sustavu na tabletima, a ne protiv njega na papiru. Biblioteka boja, formule za miješanje, matrice cijena i izračuni potrošnje, prije krhko znanje pohranjeno u Excel datotekama, sada su strukturirani sistemski podaci s potpunom sljedivošću. Integracija s Xerom uklanja ručnu primopredaju između operacija i knjigovodstva. I poslovni partneri i knjigovođa imaju pristup osmišljen prema načinu na koji svaki od njih zapravo radi, a sustav raste s poslovanjem, umjesto da bude nešto oko čega se poslovanje mora snalaziti.